Etätyön yleistyminen asettaa työelämässä tarvittavien työelämätaitojen tähdistön uuteen asentoon. Työntekijät työskentelevät eri paikoissa, mutta yhteistyötä on edelleen tehtävä ja työn tehokkuuden säilyttävä. Nyt onkin aika määritellä onnistuneen etätyöskentelyn taustalta löytyvät tärkeimmät työelämätaidot.
Työelämätaitojen eli soft skills -taitojen merkitys kasvaa entisestään etätyön yleistyttyä, ja tarvittavien taitojen painotukset muuttuvat. Organisaatioiden onkin löydettävä näiden taitojen uusi tasapaino. Etätyön tärkeimmät työelämätaidot liittyvät mielen hyvinvointiin, vuorovaikutukseen, joustavuuteen, työn tehokkuuteen sekä jaksamiseen ja palautumiseen.
– Etätyökulttuuri on tullut jäädäkseen. Siksi on olennaista nostaa etätyöhön tarvittavat psykologiset taidot organisaatioiden kehittämisen painopisteeksi, strategiatasolle asti. Se on saatava mukaan rakenteisiin ja prosesseihin, sekä näkyväksi esimiehille, työntekijöille ja työyhteisöille, koska psykologiset taidot eivät koske vain yksilöitä vaan ovat riippuvaisia myös koko yhteisön toimintatavoista ja kulttuurista, Academy of Brainin valmentaja, psykologi Ville Ojanen sanoo.
1. Etätyöntekijän työelämätaito: mielen hyvinvointi
Mielen hyvinvointi on osa ihmisen kokonaishyvinvointia ja -terveyttä. Se on vaihtelevissa elämäntilanteissa kannatteleva perustaito ja voimavara. Jokainen voi treenata ja vahvistaa taitojaan. Etätyökulttuurin muutokseen reagoidaan elämäntilanteesta riippuen yksilöllisesti. Joillekin se on innostavaa, toisille kuormittavaa ja jokaisen reaktiot voivat ajan myötä muuttua.
– Mielen hyvinvointiin liittyvät taidot nousevat etätyössä erittäin tärkeiksi. Niiden ytimessä on kyky ottaa asioita puheeksi, ja tehdä näkyväksi omia tunteitaan ja tarpeitaan. Tällä perustaidolla on suuri merkitys yksilön hyvinvoinnille muuttuvissa elämäntilanteissa, Ojanen kertoo.
Oma työyhteisö on tärkeä osa työntekijän psykososiaalista työympäristöä. Meille on terveellistä ja ravitsevaa olla toistemme kanssa tekemisissä. Etätyön lisääntymiseen liittyy mielen hyvinvoinnin riskitekijä, joka kannattaa ottaa huomioon. Vuorovaikutuksen kokemus väistämättä köyhtyy virtuaaliyhteyksien korvatessa kasvotusten työskentelyn. Tämän vuorovaikutusravinnon heikentyminen voi vaikuttaa mielen hyvinvointiin ja heijastua muutoksina esimerkiksi yksilön jaksamiseen tai vuorovaikutustapaan.
Kun työyhteisöstä saatavaa hyvinvointiravintoa lähdetään korvaamaan etämenetelmillä, on oltava systemaattinen ja ammattimainen. Ihmisille on osattava tarjota yhteisön tuki etäkeinoin. Työpaikalla voi olla esimerkiksi oma Whatsapp-ryhmä, jossa yhteisöllisyyttä ja ilmapiiriä voi ylläpitää asynkronisen vuorovaikutuksen avulla.
– Myös vuorovaikutuksen laatukriteerien on oltava kunnossa: pelkän hengailun lisäksi yhteydenpitoon kannattaa sisällyttää arvostusta, luottamusta, turvallisuuden tunnetta ja välittämistä, Ojanen muistuttaa.
Tukiverkostot ovat yksi mielen hyvinvoinnin edellytyksistä, erityisesti etätyössä. Parhaimmillaan työhyvinvointia rakentavat yksilöt, yhteisö ja työnantaja yhdessä. Kun kaikki puhaltavat yhteen hiileen, syntyy luonteva tasapaino.
2. Etätyöntekijän työelämätaidot: yhteistyötaidot ja vuorovaikutus
Organisaatioiden toiminta perustuu yhteistyöhön, myös etätyössä. Toimistoympäristössä on käytössä tietyt, vakiintuneet yhteistyön muodot ja tavat vuorovaikuttaa. Etätyössä nämä turvalliset rakenteet haihtuvat, jolloin yhteistyön malli on luotava uudelleen.
Kun vuorovaikutus siirtyy virtuaaliseksi, kommunikointitaidot korostuvat. Kollegojen tai yhteistyökumppanien kasvot näkyvät korkeintaan ruudulla, ja silloinkin vuorotellen. Työntekijät eivät näe toistensa ilmeitä ja eleitä, ja ryhmäkeskustelussa on varattava puheenvuoro. On siis opittava, miten etänä vuorovaikutetaan, rakennetaan ilmapiiriä ja ratkaistaan konfliktitilanteita.
Etätyössä korostuvat myös fasilitointitaidot: ryhmäkeskustelujen ohjaajan on osattava aktivoida osallistujia keskusteluun ja esimerkiksi huolehtia, että kaikkien näkemykset kuullaan.
– Haasteena voi olla esimerkiksi hiljaisempien työntekijöiden saaminen mukaan keskusteluun. Virtuaalisesti on ylipäätään helpompi jäädä hiljaisena langoille, ellei käytössä ole systemaattisia fasilitoinnin keinoja ja tekniikoita, Ojanen sanoo.
3. Etätyöntekijän työelämätaito: joustava mindset
Etätyö on täynnä muutoksia ja uudenlaisia ennakoimattomia tilanteita. On osattava muuttaa omia ennakkokäsityksiä ja tapoja. Joustava mindset auttaa sietämään ja kohtaamaan muutosta, koska sen avulla asioita osataan katsoa uudesta näkökulmasta. Kun mieli on joustava, on myös helpompi olla armollisempi ja ymmärtäväisempi itseä ja muita kohtaan. Lisäksi uudet toimintatavat saa otettua haltuun ketterämmin.
Etätyöhön siirryttäessä jokainen työntekijä käy läpi sopeutumisvaiheen, jossa uudet toimintatavat ja työympäristö otetaan haltuun. Tässä vaiheessa on Ojasen mielestä kyettävä ajattelemaan, ettei kaiken tarvitse olla täydellistä, vaan riittävän hyvää.
– Kun siihen yhdistää rohkeuden kokeilla uutta, ollaan oikeilla jäljillä. Etätyökäytännöissä on siis uskallettava etsiä, mikä uudenlaisissa tilanteissa toimii, ja mitä toimintatapoja voisi vielä kokeilla.
4. Etätyöntekjän työelämätaidot: keskittymistaidot ja ajanhallinta
Toimistoympäristö ihmisineen tarjoaa työntekijöille puitteet, joka ohjaa päivittäistä tekemistä ja työn rytmiä. Ojanen kuvaa tätä väylänä, jota pitkin työntekijän on helppo lasketella. Etätyössä tuo reitti on rakennettava itse, joten tekemisen otteen on oltava napakampi. Oman työn suunnittelu on osattava ottaa haltuun, ja tehtäviä priorisoitava itsenäisemmin. Myös keskittymistaidot korostuvat, kun työpaikan toimitilat vaihtuvat kotiin.
Kotona työskentely tarjoaa haasteiden lisäksi myös paljon hyvää. Etätyössä on mahdollista olla tehokkaampi, kun ad hoc -tehtävät ja sermin yli huutelu eivät katkaise keskittymistä. Lisäksi työn ja muun elämän yhteensovittamisen mahdollisuudet paranevat, kun ajanhallinta on enemmän omissa käsissä.
– Jokainen voi esimerkiksi oppia tunnistamaan, mihin aikaan päivästä on virkeimmillään, tai altis tekemään yhteistyötä. Tehtäviä voi aikatauluttaa sen mukaan, ja myös sovittaa työpäivänsä muuhun elämään sopivammaksi, Ojanen neuvoo.
5. Etätyöntekijän työelämätaidot: Jaksaminen ja palautuminen
Työssä jaksamiseen ja palautumiseen on kiinnitettävä etäolosuhteissa erityistä huomiota. Riittävä ja hyvä uni, liikunta ja laadukas ravinto ovat lähtökohtia muuttuvassa tilanteessa jaksamiselle. Etätyössä korostuvat lisäksi oman arjen, rutiinien ja rytmien suojelu, koska työympäristö ei tarjoaa niille valmista sabluunaa. Oman työn arki kannattaakin Ojasen mielestä simuloida myös etäolosuhteisiin.
– Etätyöpäivinä kannattaa aamurutiinit hoitaa normaalisti ja pukeutua kuin toimistolle lähtiessä. Työmatkan voi taittaa tekemällä aamulenkin. Työpäivään on lisäksi hyvä sisällyttää normaalit tauot ja muu rytmitys, hän neuvoo.
Toisille etätyöskentely voi olla luontevaa, toisille taas tavanomaista kuormittavampaa. Työympäristökin vaihtelee laidasta laitaan: yksi sinnittelee keittiön pöydän ääressä lasten leikkiessä vieressä, toisella on mahdollisuus vetäytyä työntekoon varattuun huoneeseen.
– Henkilöstön tukeminen perinteisessä, kaikille samankaltaisessa työympäristössä on ollut huomattavasti helpompaa. Niin haasteet kuin mahdollisuudet on ollut helpompi tunnistaa ja reagoida niihin. Etätyökulttuuri korostaakin johtamisen ja esimiestyön merkitystä, Ojanen sanoo.
