1. Rakenna luottamusta tiimin jäsenten välillä
Ensimmäinen askel menestyksekkään virtuaalisen tiimityön saavuttamiseksi on luottamuksen rakentaminen tiimisi jäsenten välille. Kun alat tehdä töitä virtuaalisen tiimin kanssa, sinun täytyy löytää nopeita keinoja rakentaa suhteet uusiin työkavereihisi. Paras tapa on palaveri, jossa sinulla on videoyhteys. Kun kuulemme toisen ihmisen äänen ja pystymme lukemaan hänen kehonkieltään, tunnemme olomme turvalliseksi ja varmemmaksi kuin ainoastaan tulkitsemalla ääntä ja sen sävyjä.
Pidä videopuhelu virtuaalisen tiimisi kanssa vähintään kerran viikossa. Keskustelkaa projektien tilasta. Muista myös kysyä tiimikavereiltasi, mikä heistä on haastavaa tai palkitsevaa – tämä auttaa sinua ymmärtämään heitä paremmin. Pyydä palautetta siitä, miltä heistä tuntuu tehdä töitä kanssasi. Kehu tiimikavereitasi hyvin tehdystä työstä.
2. Luo tehokkaat viestintäkanavat
Toinen askel on varmistaa, että viestit tehokkaasti ja kannustat tiimiäsi osallistumaan, kysymään kysymyksiä ja antamaan palautetta. Puheluiden tai videopuheluiden jälkeen on hyvä lähettää sähköpostiviesti, johon on koottu keskeisimmät päätökset tai ohjeet, joihin puhelussa päädyttiin. Varmista myös, että kaikki ovat yhteenvedostasi samaa mieltä. Näin voit olla varma siitä, että tiimisi jäsenillä on samanlainen näkemys suunnasta eteenpäin.
Pidä yhteyttä tiimisi jäseniin pikaviestiohjelmilla ja ole linjoilla niin usein kuin pystyt. Vastaa viesteihin mahdollisimman nopeasti, jotta saat selvitettyä kysymykset tai ongelmat heti kun niitä ilmenee.
Tämä on erityisen tärkeää, jos tiimisi jäsenet ovat eri aikavyöhykkeillä. Saatat menettää useita työtunteja, jos he odottavat vastaustasi. Sopikaa selkeistä työtunneista yhdessä. Kerro tiimisi jäsenille ne tunnit tai päivät, jolloin sinuun ei saa yhteyttä ja kirjoita statuspäivitykseesi milloin palaat.
Kun viestitte pikaviestimillä, muista käyttää selkeää kieltä, jota ei voi ymmärtää väärin. Anna mieluummin enemmän tietoa ja kysy enemmän kysymyksiä kuin minkä luulet olevan tarpeen. Muista että tekstillä on vaikea välittää äänensävyä tai viestisi tarkoitusta. Koska sinulta puuttuu konteksti, oleta että työkaverisi tarkoittavat hyvää, vaikka heidän viestinsä saattavat kuulostaa lyhyiltä tai ärsyyntyneiltä.
Varmista että lähetät viestin oikeaa viestintäkanavaa käyttäen. Pikaviestimet ovat hyviä ajantasaiseen viestintään, kun taas sähköposti on parempi muodollisiin prosesseihin. Videopuhelut sopivat parhaiten arkaluontoisiin aiheisiin kuten rakentavaan palautteeseen. Harkitse myös sitä, mitä viestejä laitat ryhmille ja mitä käsittelet henkilön kanssa kaksin.
3. Luo tehokkaita workflow’n hallinnan järjestelmiä
Kolmas digitaalisen yhteistyön tärkeä osa-alue on workflow’n hallinta. On erittäin tärkeää, että kaikki tiimissä tietävät, mitä tehtäviä priorisoida ja milloin työn pitää olla valmis. Ikävintä on huomata parin päivän jälkeen, että tiimisi jäsen on työstänyt väärää tehtävää.
Helppo tapa virtaviivaistaa työnkulkua on käyttää projektinhallinnan työkaluja, joista kaikki näkevät eri tehtävien tilan. Näin kaikki ovat tilanteen tasalla ja tietävät tarkalleen mitä heiltä odotetaan – ja milloin.
Olennainen osa työnkulun hallintaa on varmistaa, että kaikki ovat tietoisia tärkeistä päivämääristä, kuten deadlineista, kokouksista, lomista ja jopa tiimin jäsenten syntymäpäivistä ja muista erityisistä päivistä. Tällaisen läpinäkyvyyden saavuttaminen on onneksi helppoa: luo jaettu kalenteri. Jaetun kalenterin avulla kaikilla on yhtäläinen pääsy tietoon, ja he voivat varautua asianmukaisesti.
Törmäät urasi aikana erilaisiin paikallisten ja virtuaalisten tiimien kokoonpanohin. Huomaat myös, että kollegoillasi on erilaiset kyvyt tehdä yhteistyötä, virtuaalisesti tai muuten. Vaikka et voikaan hallita tai korjata tätä, voit huomattavasti vaikuttaa tiimisi yleiseen menestykseen omilla yhteistyökyvyilläsi. Näin vaikutat toivottavasti myös tiimisi jäseniin positiivisesti.
Siinä kaikki! Jos noudatat näitä helppoja askeita, toimit kohta virtuaalisessa tiimissä kuin mestari. Yksityiskohtaisempia neuvoja saat Academy of Brainin Digitaalinen vuorovaikutus ja virtuaalitiimit -kurssilla.
