7 askelmaa kohti huipputiimiä

Lähes jokainen meistä kuuluu tiimiin, tai ainakin työskentelee yhteistyössä muiden kanssa. Lopputuloksen ja yhteisen viihtyvyyden ratkaisee aina yhteistyön laatu. Tässä seitsemän kohtaa, joilla tiimin voi kehittää huippuvireeseen!

Uskoisitko, että tiimien kehittämisessä on kyse hyvin yksinkertaisista ja käytännönläheisistä asioista? Voit siis rohkeasti asettaa tiimisi tavoitteiksi tämän ryppään: tiimikäytäntöjen kehittyminen, yhteisten tavoitteiden löytyminen, vuorovaikutuksen tehostuminen, roolien selkeytyminen, erilaisuuden ymmärtäminen, sekä päätöksenteon ja toimeenpanon tehostuminen.

1. Panostakaa ilmapiiriin ja vuorovaikutustaitoihin

Ilmapiirillä on ihmeellinen voima vaikuttaa tiimin toimintakykyyn. Ilmapiiri syntyy vuorovaikutustilanteissa, ja siihen voi vaikuttaa esimerkiksi kyselemällä avoimia ja syventäviä kysymyksiä ymmärtääkseen toisen ajatuksia ja löytääkseen asioiden välisiä yhteyksiä. Näin osoittaa työkaverille arvostusta, sanoittaa toisen viestiä ja osallistuu yhteiseen ajattelutyöhön. Johdon coach Jarmo Manner vinkkaa, että keskustelun fokus kannattaa suunnata tulevaisuuteen, onnistumisiin ja ratkaisuihin.

– Ilmapiiri luodaan ihmisten välille joka kerta uudelleen mikrokäyttäytymisellä: miten ihmiset kuuntelevat, ovat katsekontaktissa, pyrkivät ymmärtämään toisiaan ja suuntautuvat löytämään myönteisiä asioita.

2. Selättäkää esteet ja pullonkaulat

Mitkä sitten ovat yleisimmät esteet huipputiiminä toimimiselle? Manner näkee, että yleisin pullonkaula on unohtaa yhteinen osallistuminen. Hyvin toimiva tiimi kun hyödyntää jokaisen jäsenen näkemyksiä. Jo nopea ajatusten vaihto auttaa luomaan yhteistä ymmärrystä. Toinen haaste on se, ettei tiimin jäsenten tunteita ja asenteita muisteta ottaa puheeksi.

– On tärkeää selvittää, missä mielentilassa porukka on. Yksi tapa on käyttää asteikkoa, josta jokainen valitsee sen hetkisen asenteensa: vanki jota ei huvittaisi olla paikalla, rento lomailija joka ei jaksa kiinnostua, oman asialistansa aiheista aktivoituva shoppailija, vai kaikesta kiinnostunut tutkimusretkeilijä? Kun ihmiset saavat kerrottua tunnelmansa, tilanne yleensä vapautuu, Manner sanoo.

3. Määritelkää toimintamallit ja roolit

Huipputiimi hahmottaa yhdessä, mitä sosiaalisia rooleja ja toimintatapoja tiimissä on ja mitä täydennystä kenties tarvitaan. Tiimi on heikoilla, jos siinä aktivoituu liikaa samanlaisia rooleja tai tärkeillä rooleilla on liian vähän painoarvoa. On myös osattava kirkastaa kunkin roolin ydintavoite ja suhde muihin rooleihin.

– Katsomme roolia usein tyhjiössä, ja siinä piilee virhe. Rooli on toistuva käyttäytymistapamme suhteessa tilanteeseen, asiaan tai ihmiseen. Onkin tärkeää määritellä, mikä on kunkin roolin ydin. On myös saatava jokaisessa tilanteessa oleva rooli ja vastarooli toimimaan keskenään, Manner toteaa.

4. Luokaa yhteiset pelisäännöt

Hyvin toimivan tiimin taustalla on usein yhdessä luodut, joustavat, vastuulliset ja avoimeen keskusteluun pohjautuvat pelisäännöt. Säännöt ankkuroidaan konkreettisiin tilanteisiin: mitkä ovat tiimin onnistumisen kannalta kriittiset tilanteet, eli toiminnan ja tavoitteiden toteutumisen pahin este? Manner kehottaa pohtimaan, miten näissä tilanteissa toimitaan jatkossa toisella tavalla, yhteisillä säännöillä.

– Yksinkertainen ajattelutapa sääntöjä luodessa on helposti mieleen jäävä kolmijako: mikä olisi riittävän hyvä tapa onnistua tässä tilanteessa, mikä olisi huippusuoritus ja miten ei missään tapauksessa kannata toimia.

5. Luokaa yhteisiä tavoitteita

Yhteiset tavoitteet suuntaavat koko tiimin energiaa tehokkaasti. Hyvään tavoitteeseen liittyy mielekkyyden ja merkityksellisyyden kokemus: kun tekemisessä on mukana työn ilo ja imu, myös pakollisten asioiden tekeminen koetaan myönteisesti.

Yksittäisen tavoitteen sijaan tiimin kannattaa koota yhteen tavoitteiden ryppäitä. Silloin huomion saavat päätavoitteen lisäksi myös pienemmät välitavoitteet ja muut edistettävät asiat. Perinteisten tulostavoitteiden rinnalle kannattaa aina etsiä myös motivoivia kehittymistavoitteita: miten tiimi voi oppia ja kehittyä tehokkaimmin.

6. Nähkää erilaisuus voimavarana

Tiimit hakevat luontaisesti harmoniaa, samankaltaisuutta ja yhteenkuuluvuutta. Ongelmana on sen vuoksi usein erilaisuuden puute, sillä liiallinen samanlaisuus rajoittaa tiimin uudistumiskykyä. Tutkimustenkin mukaan tiimi kääntyy näin helposti sisäänpäin ja menettää kehittymiskykynsä.

Kunnioittamalla erilaisuutta ymmärrämme myös paremmin toistemme käyttäytymistä ja vältymme leimaamasta toisiamme. Sen ansiosta on helpompi nähdä, miten voimme täydentää toisiamme ja hyödyntää kaikkien taipumukset tai rooliin liittyvät eroavaisuudet kussakin tilanteessa.

7. Toivottakaa erimielisyydet tervetulleiksi

Kannattaa muistaa, että myös sopiva määrä konflikteja kuuluu huipputiimiin, ja niiden olemassaolon tunnustaminen todella kannattaa: yliharmoninen tiimi ei nimittäin pääse kehittymään. Konfliktien määrä liittyy tiimin kehitysvaiheeseen: turvallisuuden tunteen löytyessä myös konfliktien todennäköisyys kasvaa. Tuottavuus kasvaa konfliktien myötä tiettyyn rajaan asti, kunnes se alkaa olla hajottavaa.

– Tiimien kehityksen alkuvaiheessa haetaan usein yliharmoniaa olemalla varovaisia, kun ei vielä luoteta toisiin. Kun turvallisuus kasvaa, aletaan nostaa esiin erilaisia näkemyksiä. Siinä tiimin on tehtävä valinta, jatkaako se toimintaansa valtataisteluna vai otetaanko suunnaksi harmonisten konfliktien tie, Manner toteaa.

Kirjoitus perustuu Academy of Brainin Huipputiimi-verkkovalmennukseen.

Itsensä johtamisen taitoja ja ketterää oppimista

LähiTapiola-ryhmä otti Academy of Brainin verkkovalmennukset käyttöön toukokuussa 2019. Tavoitteena oli syventää henkilöstön itsensä johtamisen taitoja ja tukea työhyvinvointia. Lisäksi haluttiin luoda ketterän oppimisen mahdollisuuksia, joissa oppiminen ja arjessa tekeminen yhdistyvät mahdollisimman saumattomasti ja helposti.

 

Valmennuksia otetaan LähiTapiola-ryhmässä käyttöön joustavasti niin yhtiöittäin, henkilöryhmittäin kuin yksiköittäin. Aloitusajankohta mietitään aina tarkkaan: sen on tarkoitus tukea mahdollisimman hyvin tiimin tai koko yhtiön sen hetkistä tarvetta.

– Oikealla aloitushetkellä haluamme myös varmistaa, että oppimiselle on arjessa aidosti aikaa, LähiTapiola Palvelut Oy:n HRD-päällikkö Marja Salminen kertoo.

LähiTapiolan henkilöstöllä on käytössään kaksi eri opintopolkua: toinen esimiehille ja toinen asiantuntijoille. Lisäksi jokainen voi valita itselleen sopivia sisältöjä laajasta valmennusvalikoimasta.

– Parempi itsensä johtaminen tarkoittaa meille jokaiselle hieman eri asioita. Academy of Brainin verkkovalmennussisällöissä on parasta niiden monipuolisuus sekä se, että kurssit koostuvat lyhyistä moduuleista ja quick fix -sisällöistä. Sen ansiosta ajan ottaminen lyhyenkin ”oppimispurskeen” muodossa on mahdollista, Salminen sanoo.

Opit ja vinkit osaksi arkea

Suosituimpia Academy of Brainin valmennussisältöjä ovat Itsekehityskeskustelu -quick fix sekä Ajankäytön hallinta -valmennus. Salmista ilahduttaa se, että tiimit ovat löytäneet yhteisesti kiinnostavia sisältöjä muistakin kuin polkuihin valmiiksi lisätyistä valmennuksista.

Salmisen omat suosikkivalmennukset ovat Ajankäytön hallinta sekä Käytännön mindfulnessia. Oppimissisältöjen suurkuluttajana hän löytää monista sisällöistä itselleen tärkeitä oivalluksia, joita vie aktiivisesti arkeen.

– Olen myös huomannut, että löydän samasta videosta toisella katselukerralla jälleen uutta, joten sisältöihin kannattaa myös palata uudestaan. On myös hienoa huomata, miten käyttöön otetut vinkit helpottavat omaa arkea!

Sosiaalista ja ketterää oppimista

Salminen kertoo, että LähiTapiolassa kannustetaan esimiehiä käymään verkkovalmennuksista saatuja oivalluksia läpi esimerkiksi tiimipalavereissa.

– Näin varmistamme sosiaalista oppimista ja muilta oppimista. Sen ansiosta pidämme oppimissisältöjä myös niin sanotusti agendalla: oppimishetkien hyödyntäminen ei unohdu arjen kiireiden keskellä.

Salmisen mielestä verkkovalmennusten suurin hyöty verrattuna perinteiseen luokkahuonekoulutukseen on se, että ne tukevat ketterää oppimista.

– Tuon aktiivisesti esille sitä, että tärkeintä on opitun käyttöön ottaminen. Lyhyetkin oppimishetket ja niistä saadut oivallukset ja vinkit voivat olla kullan arvoisia – mutta vain silloin, kun opittu on viety osaksi omaa arkea.

 

Ihmiskäsitys kehittyy vivahteiden myötä

Monipuolinen ihmiskäsitys on tutkimustenkin valossa työelämässä pärjäämisen taustalla. Sen myötä emme lukitse yksilöä yhteen muottiin, vaan näemme jokaisen ihmisen uudistumiskykyisenä ja monipuolisena.

Yleistäminen, kapeakatseisuus ja ihmistyyppien lokerointi: näitä asioita tapahtuu luultavasti joskus sinunkin työpaikallasi. Kiireen puristuksessa se käy vieläpä huomaamatta. Tämä tarkoittaa, että työyhteisössä vallitsee ainakin osittain kapea ja staattinen ihmiskäsitys. Tutkimusten mukaan joustava ihmiskäsitys on avain organisaatioiden ja yksilöiden menestymiselle, joten ihmiskäsitystä ja sen taustoja kannattaa pohtia niin yksilö- kuin yhteisötasolla.

Ihmiskäsityksen voi kiteyttää yksilön sisäiseksi ajatukseksi siitä, millainen hän on itse, ja millaisia muut hänen mielestään ovat. Yritysjohdon valmentaja Jarmo Manner näkee, että kyseessä on hyvin syvälle menevä uskomus siitä, miten ihminen motivoituu sekä toimii suhteessa maailmaan ja toisiin ihmisiin.

– Yksinkertaisimmillaan ihmiskäsitys vaikuttaa työyhteisössä siihen, keitä ja minkälaista käyttäytymistä me arvostamme, ketä pyydämme avuksi, ja minkälaiseen käyttäytymiseen haluamme puuttua. Lisäksi se on sitä miten opimme, ja näemmekö toiset ihmiset oppimiskykyisinä.

Kiire tuo tarpeen yksinkertaistaa

Jokainen varmasti tunnistaa houkutuksen yksinkertaistaa ja pelkistää monimutkaisia asioita. Manner uskoo, että juuri tämän tarpeen takia meillä on taipumus ajautua staattisiin ihmiskäsityksiin: yksinkertainen rautalankamalli tuntuu palvelevan monissa tilanteissa, erityisesti paineen alla. Hän muistuttaa kuitenkin, että monimutkaisessa maailmassa mustavalkoiset ratkaisut toimivat vain väliaikaisesti.

– Pidemmässä juoksussa ne eivät palvele, koska silloin selitämme toistemme käyttäytymistä eri tekijöillä kuin omaamme. Tätä pahentavat myös ihmisten erilaiset hierarkia-asemat. On tutkittu, että korkeammassa yhteiskunnallisessa asemassa olevat ihmiset pitävät itseään muita parempina. Se vaikuttaa olennaisesti siihen, miten tasavertaisesti me voimme toisiimme suhtautua.

Staattiset lasit pois silmiltä

Voisiko sitten ajatella, että ihmiskäsitys orientoi havainnoimaan tiettyjä asioita, ja tekemään sen ohjaamia valintoja? Manner sanoo, että silmillämme voi tosiaan olla hyvinkin vahvat ihmiskäsitys-lasit. Hän heittää hyvänä esimerkkinä Carol Dweckin tutkimukset, joissa on todettu ihmisen käsityksen älykkyydestä määrittävän voimakkaasti yksilön oppimiskykyä. Staattisen ihmiskäsityksen omaavat selittävät esimerkiksi epäonnistumisia helpommin älykkyyden puutteella.

Ne jotka uskovat, että älykkyys kehittyy ponnistelujen ja oppimisen kautta, näyttävät pärjäävän paremmin niin oppimisessa kuin muussakin elämässä.”

On myös tutkittu, että organisaatiot, joissa nähdään kasvunäkökulma älykkyyteen ja oppimiseen, pärjäävät tilastollisesti merkittävästi paremmin, Manner selittää.

Monivivahteisuuden näkeminen avaa lukkoja

Monivivahteisuuden ymmärtäminen estää lukitsemasta yksilöä muottiin. Sen ansiosta pystymme myös näkemään jokaisen ihmisen uudistuvana ja monipuolisena. Esimerkiksi asiantuntijuus kannattaa Mantereen mielestä nähdä jaettuna sosiaalisena toimintana, jossa uutta ymmärrystä syntyy vuorovaikutuksessa. Yksilön sisäsyntyinen ominaisuus se ei siis pelkästään ole.

– Kapea ihmiskuva rajoittaa toimintaa kaikilla elämän tasoilla ja lisää stressaantumista. Maailma ei silloin ole ymmärrettävä, ja se voi olla hyvinkin sairastuttavaa, hän sanoo.

Ihmiskäsitys kehittyy pysähtymällä

Haluaisitko siis lisätä hyppysellisen vivahteikkuutta ihmiskäsitykseesi? Tie pohtivaan ja korkeampaan ajatteluun lähtee rauhoittumalla ja pysähtymällä. Manner kehottaa katsomaan taaksepäin ja pohtimaan, minkälaisia käsityksesi eri ihmisistä ovat, miten toimivia ne ovat, ja miten niitä voisi kehittää – eli tehdä klassista itsereflektiota.

– Kannattaa analysoida tilanteita, joissa on pärjännyt hyvin: miten olet silloin ajatellut, ja minkälaiset ajattelumallit niissä tilanteissa olisivat olleet vieläkin parempia. Missä olet ehkä mennyt harhaan? Kannattaa myös pohtia, kenen kanssa yhteistyö on ollut energisoivaa. Millainen ihmiskäsitys tai ihmiskuva hänellä on ehkä ollut?

Kuuntele Academy of Brainin podcast ihmiskäsityksestä tästä

Metsossa hyviä kokemuksia verkkovalmennuksista

Academy of Brainin verkkovalmennukset ovat käytössä myös alallaan maailman johtaviin teollisuusyrityksiin kuuluvassa Metsossa. Valmennukset otettiin käyttöön alkuvuodesta 2019 reilulle tuhannelle Metson Suomen yksiköissä työskentelevälle toimihenkilölle.

 

Metson henkilöstöpäällikkö Riina Ainasvuori kertoo, että laadittaessa kehittämissuunnitelmaa vuodelle 2019 eläkevakuutusyhtiön kanssa, esille nousi tarve tarjota työntekijöille työkaluja oman työn hallintaan ja sitä kautta työssä jaksamiseen.

– Jatkuvasti muuttuva työympäristö asettaa ihmisille haasteita, joiden ratkaisemiseksi tarvitaan yhä enemmän itseohjautuvuutta. Eläkevakuutusyhtiömme suositteli Academy of Brainin valmennuspalvelua, ja siitä alkoivat neuvottelut yhteistyön käynnistämiseksi, Ainasvuori kertoo.

Monipuolinen sisältö innostaa

Metson henkilöstö on ottanut Academy of Brainin valmennukset hyvin vastaan, ja suorittanut niitä melko aktiivisesti. Suosituin sisältö on tähän mennessä ollut Ajankäytön hallinta -valmennus, joka antaa konkreettisia työkaluja kiireen ja työkuorman hallintaan.

– Academy of Brainin valmennustarjonta on monipuolista ja uusiakin valmennuksia tulee jatkuvasti. Kiitosta on tullut esimerkiksi siitä, että tarjonnassa on eripituisia valmennuksia, kuten vaikkapa lyhyitä Quick fix -valmennuksia, Ainasvuori kertoo.

Verkkovalmennukset ennestään tuttuja

Metsolle verkkovalmennukset eivät ole mikään uusi juttu: verkossa opiskellaan esimerkiksi työturvallisuutta, kieliä, tietoturvaa ja tuotetietoutta. Tänä vuonna on otettu käyttöön myös oma uusi verkkovalmennusalusta. Suunnitelmissa on myös mahdollisesti siirtää Academy of Brainin valmennuksia omalle valmennusalustalle.

Ainasvuori kertoo, että verkkovalmennuksia voi Metsossa käyttää työaikana, mutta innokkaimmat kuuntelevat niitä lisäksi työajan ulkopuolella. Valmennusten käymiseen suositellaan myös varaamaan aikaa kalentereista.

– Verkkovalmennusten suurimpia etuja on se, että niitä voi hyödyntää ajasta ja paikasta riippumatta, juuri niin kauan kerrallaan kuin itselle sopii. Kiinnostavaan aiheeseen voi myös helposti palata uudelleen, hän lisää.

Esimies kannustaa valmennusten pariin

Metsolla noin puolet valmennustunnusten omistajista on rekisteröitynyt käyttäjäksi ja tutustunut valmennuksiin. Kuukausittain palveluun rekisteröityy 30-50 uutta työntekijää. Esimiehen rooli verkkovalmennusten johtamisessa on Ainasvuoren mielestä merkittävä: esimies voi omalla esimerkillään kannustaa työntekijöitään valmennusten pariin, ja jakaa omia, valmennuksista saamiaan oppeja.

– Esimies mahdollistaa myös sen, että valmennuksia voi käyttää työaikana. Esimiehen johdolla sisältöjä voidaan hyödyntää myös tiimin toiminnan kehittämisessä.

Ainasvuori antaa kiitosta Academy of Brainin verkkovalmennusten johtamista käsittelevästä valmennuksesta Esimies, näin hyödynnät verkkovalmennuksia tiimissäsi.

– Tuo valmennus on ollut hyvä keino kertoa esimiehille, mistä verkkovalmennuksissa on kyse, ja miksi niitä kannattaa hyödyntää, Ainasvuori perustelee.

Valmennuspolut

Metsolle on rakennettu neljä Academy of Brainin valmennuspolkua: Yhteistyötaitojen kehittäminen, Muutoksessa toimiminen, Itsensä johtaminen ja Stressin hallinta. Esimiehiä on kannustettu yhdessä tiiminsä kanssa valitsemaan näistä ainakin yksi polku, jonka kaikki tiimin jäsenet käyvät läpi.

– Jokainen saa käydä sisällön läpi omaan tahtiinsa, minkä jälkeen valmennuksen teemoista ja niiden herättämistä ajatuksista keskustellaan tiimissä, Ainasvuori kertoo.

Viestintä avainasemassa

Valmennuksista kerrotaan Metson sisäisessä viestinnässä esimerkiksi sähköpostilla, intrassa, sekä esimies- ja henkilöstöinfoissa. Myös esimiehille on kohdistettu omaa viestintää.

Academy of Brain haluaa olla asiakkaidensa apuna kannustamassa työntekijöitä valmennusten käyttöön. Kuukausittaisen uutiskirjeen lisäksi Academy of Brain lähettää Metson työntekijöille muistutuksia tunnusten aktivointiin. Ainasvuoren mielestä Academy of Brainin oman työntekijän lähettämä henkilökohtainen kutsuviesti on automaattista viestiä paljon tehokkaampi.

– Automaattiviestit mielletään harmillisen usein roskapostiksi, joten oikealta henkilöltä tullut sähköposti luetaan todennäköisemmin. Myös kuukausikirjeet, joissa esimerkiksi esitellään uusia tai suosittuja valmennuksia, herättävät varmasti kiinnostusta, Ainasvuori toteaa.

Englanninkieliset valmennukset

Academy of Brain julkaisee nykyään valmennuksia myös englanniksi. Ainasvuori ottaa nämä valmennukset ilolla vastaan.

– Metsolla työskentelee Suomessa henkilöitä, jotka eivät ymmärrä suomen kieltä, joten on hienoa, että myös he voivat käyttää valmennuksia. Valmennusten teemat sopivat mainiosti hyödynnettäväksi myös läpi koko globaalin yrityksemme, joten käytön laajentaminen voisi olla mahdollista englanninkielisen tarjonnan kasvaessa.

 

Riina Ainasvuoren oma suosikki Academy of Brainin valmennustarjonnasta:

“Läsnäoleva vuorovaikutus -valmennuksesta löysin itselleni tärkeitä taitoja, joissa haluan vielä kehittyä.”

10 keinoa parantaa tuottavuutta

Satsaa työhyvinvointiin! Tuottavuus ja työyhteisön hyvinvointi kulkevat nimittäin käsi kädessä. Poimi tästä 10 faktaa siitä, miten voit saada pienillä panoksilla merkittäviä muutoksia yrityksesi talouslukuihin.

Työhyvinvointiin panostaminen kannattaa: hyvinvoiva työyhteisö on yritykselle huomattava kilpailuetu, joka johtaa parhaisiin tuloksiin myös liiketoiminnan kannalta. Henkilöstötuottavuuden skenaariolaskentamallin (Kesti, 2010) mukaan viiden prosentin parannus työelämän laadussa mahdollistaa liiketuloksen parantamisen 2 000 eurolla työntekijää kohden. Pienikin satsaus työhyvinvointiin siis merkitsee!

1. Ennakoi ongelmia

Ennakoi ja tunnista työkykyyn liittyvät ongelmat ajoissa. Varhainen välittäminen tukee tehokkaasti työssä jaksamista, ja sitä kautta tuottavuutta. Tiesitkö muuten, että yksi poissaolopäivä maksaa keskimäärin 325 euroa? Yhden poissaolopäivän ennaltaehkäisy tuo sen sijaan 415 euroa lisää liiketulosta!

2. Satsaa pitkiin työsuhteisiin

Asiantuntijuudesta kannattaa pitää kiinni! Yksi vaihtuva kokenut työntekijä aiheuttaa keskimäärin 60 000 euron liiketuloksen menetyksen. Kun työpaikalla viihdytään pitkään, pönkittää se tehokkaasti myös yrityksen imagoa. Varmista siis, että tarjoat työntekijöillesi mielekästä ja motivoivaa työtä, sekä sopivasti haasteita ja kehittymisen mahdollisuuksia.

3. Kiinnitä huomiota esimiestyöhön

Esimiestyö vaikuttaa oleellisesti henkilöstön työhyvinvointiin ja henkilöstötuottavuuteen. Varmista, että yrityksesi esimiehet kannustavat, tukevat työntekijöiden motivaatiota ja saavat aikaan työn hallinnan ja aikaansaamisen tunteita.

4. Tue jatkuvaa oppimista

Monet tutkijat, kuten professori Lynda Gratton London Business Schoolista korostavat jatkuvan oppimisen merkitystä automatisaation ja robotisaation vaikuttaessa työtehtäviimme yhä enemmän. Hyvin toimiva organisaatio tukee työntekijöidensä työhyvinvointia, sekä kannustaa ja tarjoaa mahdollisuuksia uuden oppimiseen.

5. Selkeytä tavoitteet

Toimivaan työyhteisöön kuuluu yhteinen päämäärä sekä selkeästi asetetut ja viestityt tavoitteet. Työntekijöiden on ymmärrettävä yrityksen strategia ja visio, sekä pystyttävä suhteuttamaan tavoitteet niihin. Aseta vain sellaisia tavoitteita, joihin työntekijällä on mahdollisuus vaikuttaa.

6. Sitouta henkilöstö hyvinvointityöhön

Tee työhyvinvoinnin kehittämisestä tavoitteellista yhteistyötä! Kun otat koko henkilöstösi alusta alkaen mukaan määrittelemään ja suunnittelemaan työhyvinvointityötä, huomaat että he sitoutuvat sovittuihin tavoitteisiin ja toimintamalleihin paremmin.

7. Tarjoa mahdollisuus keskittymiseen

Keskittymiskyvyn lisääminen ja mahdollistaminen on yksi avainasioista tuottavuuden lisäämiseen. Varmista siis, että työympäristö laitteineen tukee keskittymistä parhaalla mahdollisella tavalla. Udemyn tekemän tutkimuksen mukaan 70 prosenttia myöntää hävittävänsä keskittymiskyvyn säännöllisesti työajalla.

8. Rakenna luottamusta

Työyhteisöt, joissa työntekijät luottavat toisiinsa, ovat merkittävästi tuottavampia. Stephen Covey painottaa kirjassaan The Speed Of Trust, että luottamus kasvattaa nopeutta ja tuottavuutta: mitä enemmän työyhteisössä on luottamusta, sitä nopeampaa ja kustannustehokkaampaa eteneminen on.

9. Tunnista henkilöstön motivaatio

Toista motivoi työssä parhaiten raha, toisen motivaattorina toimivat esimerkiksi yrityksen arvot tai hyvät työkaverit. Kun työnantaja tunnistaa henkilöstönsä motivaatiotekijät, on työhyvinvointiin helpompi vaikuttaa! Studentworkin Nuoret osaajat työelämässä 2018 -tutkimuksen mukaan 87 % vastaajista pitää työn merkityksellisyyttä tärkeämpänä kuin korkeaa palkkaa.

10. Anna rakentavaa palautetta

Arvostava ja rakentava palaute parantaa motivaatiota ja yhteishenkeä. Johdon kouluttaja Jennifer Porter on antanut esimerkiksi nämä ohjeet rakentavan palautteen antamiseen: keskity isoon kuvaan, pohjaa palautteesi organisaation arvoihin ja strategiaan, arvioi konkreettisia tekoja, kerro tekojen vaikutuksista ja priorisoi asiat, joista annat palautetta.

Tietoturvakoulutus osana valmennusalustaa

Palkka- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistojen sekä palkkahallinnon ulkoistuspalvelujen asiantuntijayritys Aditro on sulauttanut tietoturvakoulutuksensa osaksi Academy of Brainin verkkovalmennusalustaa.

Aditro on ottanut Academy of Brainin verkkovalmennusalustan käyttöön 300 työntekijälleen Suomessa. Sen sisältämien valmennusten lisäksi uusille työntekijöille tarkoitettu Aditron tietoturvakoulutus päätettiin siirtää samalle alustalle. Tulokset ovat olleet hyviä.

Aiemmin Aditron tietoturvakoulutus koostui erillisistä dokumenteista, HR:n infotilaisuuden Powerpoint-dioista ja vuosittaisesta, pakollisesta luennosta. Tämän valmennustavan ongelmana oli se, että koulutus ei ollut saatavilla heti – uudet työntekijät saivat kokonaisuuden läpikäytyä usein vasta kuukausien päästä.

Nyt koulutusjärjestelmä löytyy kätevästi Academy of Brainin valmennusalustalta, joten se on uusille työntekijöille saatavilla saman tien.

– Me tarvitsimme dokumentteja interaktiivisemman tavan kertoa olennaisista asioista taloon tulleille. Samalla halusimme hieman testata, että asiat tulevat luettua, Director of Information Security and Quality Jani Räty Aditrolta kertoo.

Hyviä kokemuksia

Kokemukset uudesta, verkossa käytävästä tietoturvakoulutuksesta ovat olleet hyviä. Tällä hetkellä koulutuksen yleisarvosana on 8.4. Arvosteluissa on kehuttu esimerkiksi ymmärrettävyyttä, sopivaa pituutta ja tiivistä koulutustapaa.

– Tietoturvan imago on verkkokoulutuksen myötä parempi, ja koulutuksen pystyy käymään sopivan nopeasti. Lisäksi nähdään, ketkä ovat kurssin suorittaneet ja kauanko siihen on mennyt aikaa, Räty sanoo.

Toteutus helppoa ja nopeaa

Tietoturvakoulutuksen vieminen Academy of Brainin valmennusalustalle oli helppoa – aikaa kului vain muutama päivä. Koulutuksen verkkoversio koostuu nyt tekstistä, videosta, kuvista ja harjoituksista. Päivityksiä ja lisäyksiäkin on helppo tehdä: Aditro lähettää muutokset ja sisällöt Academy of Brainille, jossa homma hoituu nopeasti.

Seuraavaksi Aditrolla on suunnitteilla luoda valmennusalustalle Tietosuojan perusteet -koulutus tai laajentaa olemassa oleva tietoturvan perehdytyskoulutus kaikille Aditron työntekijöille, eli Suomen lisäksi 350 henkilölle Ruotsissa ja Norjassa.

Kiinnostuitko?

Ole ihmeessä yhteydessä meihin! Kerromme mielellämme lisää mahdollisuudesta lisätä yrityksen omia koulutuksia osaksi Academy of Brain -verkkovalmennusalustaa.

Persoonallisuutemme ovat erilaisia hyvästä syystä

Asiat etenevä tehokkaasti, kun työyhteisö ymmärtää persoonallisuuden merkityksen.

Valmennettava, kirjoittaja: Helmi Hämäläinen, Valmentaja: Ville Ojanen

Kuinka usein olenkaan ajatellut, että työkaverini on raivostuttavan jähmeä ja muutosvastarintainen. Saadessani idean olen jo toteuttamassa sitä kovalla vauhdilla siinä vaiheessa, kun toverini vasta pohtii sen kannattavuutta. Jokainen voi tunnistaa itsensä vastaavasta työelämän tilanteesta, jossa joutuu toimimaan erilaisten ihmisten kanssa.

Persoonallisuudella tarkoitetaan ihmisten luontaisia tapoja käyttäytyä vastaan tulevissa tilanteissa. Psykologi ja Persoonallisuus työelämässä -valmennuksen valmentaja Ville Ojasen mukaan persoonallisuuden tunteminen on yksi työyhteisöjen hyödyntämättömistä voimavaroista.

– Erilaisuus on ärsyttävää ja kuluttavaa. Siksi ajaudumme usein toimimaan samankaltaisten kanssa. Se on sääli, koska erilaisuudesta syntyy mahdollisuus lisätä yhteisön tuottavuutta, Ojanen sanoo.

Mitä enemmän yhteisöissä on erilaisia persoonia, sitä enemmän on vahvuuksia ja tapoja hahmottaa ympäristöä sekä ratkaista pulmia.

Tehdään persoonallisuus näkyväksi

Big5-teoria on kuuluisin ja tutkituin persoonallisuusteoria. Siinä ihmisen persoonallisuus asettuu viidelle janalle, joiden reunoilla ovat piirteiden ääripäät. Nykypäivän kiireinen ja suorituskeskeinen työelämä suosii tiettyjä piirteitä, mutta todellisuudessa ei ole olemassa hyvää tai huonoa persoonallisuutta. Ihmiset myös toimivat eri ympäristöissä eri tavoilla.

Evoluutio on mahdollistanut tehokkaan yhteisöllisen toiminnan persoonallisuuspiirteiden avulla. Vuorovaikutuksessa on kuitenkin usein tilanteita, joissa erilaiset piirteet tuottavat vastakkaisia näkemyksiä ja vaikeuttavat tekemistä. Psykologi Ville Ojasen mukaan puhuminen on ainoa tapa purkaa eri persoonien toimintatavoista syntyvää epämiellyttävää kokemusta.

­– Pahimmillaan työyhteisössä voi syntyä kerrostunutta pahaa mieltä, jossa kukaan ei tiedä mistä soppa on syntynyt.

Kun persoonallisuus tehdään näkyväksi, on helppoa ymmärtää, että toinen toimii temperamenttinsa ja persoonansa ohjaamana, eikä vaikkapa ilkeyttään.

”Pahimmillaan syntyy kaaos, jossa toinen sählää ympäriinsä ja toisen on vaikeaa reagoida muutoksiin.”

Viisi näkökulmaa persoonallisuuteen

Ensimmäinen ja kolmas Big5-teorian persoonallisuuspiirteistä ovat reagointiherkkyys ja uutuushakuisuus. Ensin mainitun toisessa ääripäässä ovat tyynet ihmiset ja toisessa reaktiiviset.

– Reagointiherkkyys on kuin psykofyysinen anturi, joka vastaanottaa ärsykkeitä ja reagoi niihin eri herkkyydellä, Ojanen kertoo.

Siinä missä työkaverini on tyyni viilipytty, joka pystyy helposti hallitsemaan epävakaankin tilanteen, itse reagoin kaikkiin ärsykkeisiin voimakkaasti ja herkästi. Uutuushakuisuus puolestaan kielii tarpeestani uudistaa. Sen vastakohtana on työkaverini, jolle ominaista on säilyttäminen. Välille mahtuvat myös maltilliset, jotka ehkä puntaroivat eri mahdollisuuksia.

Molempien ominaisuuksien tunnistaminen voi auttaa tilanteessa, jossa erilaiset persoonat työskentelevät yhdessä. Parhaimmillaan työkaverini vakaa ja säilyttävä persoonallisuus tasapainottaa sensitiivistä luonnettani ja hallitsemme tilanteen hienosti. Pahimmillaan syntyy kaaos, jossa toinen sählää ympäriinsä ja toisen on vaikeaa reagoida muutoksiin.

Erilaisuuden arvostaminen on yhteistyön perusta

Reagointiherkkyyden ja uutuushakuisuuden väliin jää kenties arkipuheessa tunnetuin persoonallisuuspiirre. Ekstroversio tarkoittaa taipumusta hakeutua vuorovaikutukseen ja sietää siihen liittyvän aistiärsytystä. Ekstrovertti saa vuorovaikutustilanteista energiaa, kun taas introvertti kokee vuorovaikutuksen nopeammin uuvuttavaksi. Välissä on kaltaiseni ambivertti, joka ei ole selkeästi kumpaakaan ääripäätä.

Kaksi viimeistä Big5-persoonallisuuspiirrettä ovat sopeutuvuus ja päämäärähakuisuus. Sopeutuvuudella tarkoitetaan taipumusta mukautua toisten mielipiteisiin ja tarpeisiin. Siinä missä sopeutuva työkaveri hyväksyy uuden työtavan ja on luonnostaan hyvä tiimipelaaja, toinen on vahvan mielipiteen omaava haastaja, joka kyseenalaistaa muutoksen. Väliin jään minä, neuvottelija, joka ehkä taivun helpommin kuin haastaja, mutten aivan taisteluitta.

Viimeinen persoonallisuuspiirre on päämäärähakuisuus, joka kertoo tavasta pyrkiä tavoitteeseen. Jos tiimini persoonallisuuksia ei tuoda esiin, saatan kokea päämäärähakuisen työkaverin ärsyttävän täsmällisenä. Samaan aikaan voin itse vaikuttaa vähintään yhtä ärsyttävältä joustavine aikatauluineni. Hyvä itsetuntemus ja persoonallisuuden huomioiminen auttavat arviomaan, millaisissa tehtävissä luontaiset vahvuuteni pääsevät hyötykäyttöön. Toisaalta myös toisiin suhtautuminen on vaivatonta, kun ymmärrän erilaisen toimintatavan perustan.

Keskittymiskyvyn ABC – Miksi keskittymiseni katosi?

Keskittymiskyky on kaikista yleisin aivojen käytön haaste työelämässä. Kun sen hallitsee, saa aikaan itselleen tärkeitä asioita.

Loppukäyttäjä: Helmi Hämäläinen, Valmentaja: Ville Ojanen

Astun tutisevan ponnistuslaudan reunalle. Olen harjoitellut uimahyppyä kuukauden ajan, koska haluan oppia uuden taidon. Tekemiseen sitoutuminen on ollut haastavaa, sillä en ole luontaisesti kovin suunnitelmallinen. Kaikesta huolimatta olen viikoittain saapunut hallille ja sijoittanut aikani uimahypyn opetteluun. Nukuin viimeyönä erittäin hyvin ja olen kohdistanut energiani tavoitteen saavuttamiseen.

Kuvittele itsesi tilanteeseen, jossa olet saavuttanut tärkeän tavoitteen. Voltti onnistui tai monen kuukauden aherrus töissä tuotti tulosta. Mitkä asiat johtivat siihen, että saavutit itsellesi tärkeän päämäärän?

Työelämän sirpaleisuus ja jatkuva muutos asettavat aivoille suuren haasteen, kun pitäisi keskittyä päämäärän tavoitteluun.

– Keskittymiskyky on kaikista yleisin aivojen käytön haaste työelämässä. Siitä valitetaan eniten, kertoo Keskittymiskyvyn ABC -valmennuksen psykologi Ville Ojanen.

Keskittyessäni suuntaan energiani tärkeisiin asioihin siten, että ne edistyvät ja tulevat tehdyiksi. Terveet aivot pyrkivät saamaan asioita aikaan.

Valmennus purkaa keskittymiskyvyn palasiin. Kurssia käydessäni opin tunnistamaan arjestani ne tekijät, jotka vaikuttavat kykyyni keskittyä. Oli kyseessä sitten uimahypyn harjoittelu tai työsähköpostin kirjoittaminen, keskittymiskyvyn kehittäminen alkaa tavoitteen asettamisesta.

Keskittyminen edellyttää tavoitteiden joustavaa määrittelyä. Haluan oppia uimahypyn, mutta kiireessä tavoitetta on osattava arvioida uudelleen. Voi olla, että joudun muuttamaan reittini toisenlaiseksi kuin olin ajatellut. Samaan aikaan täytyy harjoitella järjestelmällisesti. Helpommin sanottu kuin tehty, mutta hyvä tavoite antaa energiaa, jolla pääsen eteenpäin.

Hyvä tavoite selkiyttää, mitä pitäisi tehdä. Lisäksi se ohjaa tekemiseen ja auttaa pääsemään eteenpäin. Informaatioajan tavoitteet ovat muuttuvia. Hyvä tavoite on paitsi selkeä, mittava ja saavutettava myös ketterä.

Psykologi Ville Ojasen mukaan yleisempää kuin liian suurten tavoitteiden asettaminen on se, ettei päämäärää määritellä selkeästi.

– Isoihin ja tärkeisiin tavoitteisiin liittyy aina yhteistyötä. Tavoitteen saavuttaminen edellyttää tekemisen näkyväksi tekemistä ja arviointia eli keskustelua ja sparrausta, Ojanen sanoo.

Aikaa voi sijoittaa kuin rahaa

Selkeä tavoite ei yksinään riitä, sen tavoittelemiseen täytyy olla myös voimia. Fysiologinen palautuminen eli uni, liikunta ja ravinto muodostavat keskittymiskyvyn kivijalan. Myös psykososiaaliset palautumisprosessit, kuten saavuttamisen tunne ja ihmissuhteet ovat merkityksellisiä jaksamisen kannalta. Kun energiaa on tarpeeksi, jaksan suunnitella ajankäyttöni. Ajan voi hahmottaa sijoituksena. Suhtaudun sen investoimiseen eri tavalla kuin kuluttamiseen.

Toimintaa kannattaa suunnitella, koska opimme uusia taitoja tekemisen avulla. Otin käyttööni Ojasen vinkin ja suunnittelin seuraavan päivän työt edellisenä iltana. Tällöin aivoni saavat valmistautua tuleviin hommiin ikään kuin ilmaiseksi: valmistautuminen ei kuormita ja aamulla tekemiseen pääsee nopeasti kiinni.

Olen myös tehostanut ajankäyttöäni listoilla, joihin merkkaan tehtävät työt. Ei haittaa, vaikka jokin asia siirtyisi seuraavalle päivälle.

– Itselleen kannattaa olla myötätuntoinen. Todennäköisesti suunnittelu auttaa sinua joka tapauksessa enemmän kuin se, ettet olisi suunnitellut lainkaan, Ojanen sanoo.

Lykkääminen sen sijaan on asia erikseen. Joskus on hyvästä jättää ajatus hautumaan ja hoitaa vasta, kun se on kypsynyt. Usein lykkääminen on silti vain tekosyy. Veteen lässähtäminen maha edellä ei nyt vain nappaa. Turha lykkääminen vie energiaa ja vaivaa pahimmillaan siihen asti, kunnes pakollinen homma tulee tehdyksi. On tärkeää osata erottaa lykkääminen ja joutilaisuus toisistaan. Lykkääminen kuluttaa energiaa, eikä johda mihinkään, kun taas pitkällä aikavälillä joutilaisuus on keskittymiskyvyn edellytys.

Ojasen mukaan ajankäytön tehostamista voi harjoittaa kuuriluontoisesti.

– Annan esimerkiksi itse asioiden ajautua usein kaaokseen, ennen kuin alan käyttää hallintakeinoja. Kun toistan kuureja tarpeeksi usein, taidot sisäistyvät lopulta.

Tunnista persoonallisuus ja haasteet

Ihmisillä on hyvin erilaisia taipumuksia ja tapoja ajankäytön hallitsemiseksi. Informaatioaika asettaa kuitenkin kaikki samaan tilanteeseen, jossa tekemisemme keskeytyy jatkuvasti. Onneksi myös keskeytyksiä voi opetella hallitsemaan. Kun tunnistan keskeytyksen, voin hyväksyä tilanteen ja ottaa aikalisän. Sen sijaan, että vastaan sähköpostiin kilahtavaan viestiin heti, mietin ensin, mihin tilanteeseen jäin. Siten jatkaminen on helppoa, kun keskeytys on hoidettu.

Se kuinka herkästi häiriinnyn keskeytyksistä, liittyy persoonallisuuteeni, joka on yksi keskittymiskykyyn vaikuttavista tekijöistä. Usein ajatellaan, että jokin tietty persoonallisuuden piirre olisi hyvä tai huono. Näin ei ole, mutta persoonallisuus vaikuttaa siihen, millaisia keskittymisen haasteita kohtaan.

Yksi keskittymiseeni vaikuttavista persoonallisuuden piirteistä on taipumus hakeutua vuorovaikutukseen. Ekstrovertin voi olla vaikea keskittyä, jos työporukka on menossa kahville. Haluan mukaan! Introvertti sen sijaan jatkaa keskittymistä ja saa työt tehtyä, mutta samalla häneltä saattaa jäädä jokin tärkeä kahvipöytäkeskustelu kuulematta.

Ville Ojasen mukaan ihmiset eivät tunne persoonallisuuttaan aktiivisesti kovin hyvin.

– Sitten kun persoonallisuuspiirre tehdään näkyväksi, ihmiset tunnistavat itsensä helposti ja pystyvät kehittämään toimintaansa.

En ole luonnostani kovin taitava itseni patistaja, mutta onneksi keskittymiskyvyssä kyse on myös motivaatiosta.  Aivojeni on vaikea keskittyä tekemiseen, josta en ole kiinnostunut. Yleensä innostun asioista, jotka palvelevat elämäni keskeisimpiä arvoja ja päämääriä. Haluan oppia uimahypyn, koska se on uusi taito, joka kehittää fyysistä suorituskykyäni. Silloin pysyn terveenä ja elän pitkään.

Entä jos kyseessä onkin tylsältä tuntuva tavoite, kuten sähköpostiin vastaaminen. Kun motivaatio ei tunnu sisäiseltä, voinko motivoida itseäni palkinnolla?

– Usein palkinto auttaa tekemään yksinkertaisen asian, jota ei vain millään viitsisi tehdä. Mitä monimutkaisempi asia on kyseessä sitä huonommin palkinto toimii. Silloin keskitymme porkkanaan ja toimintakyky kapenee, Ojanen sanoo.

Näin navigoit konfliktissa!

Ratkaisutaitoinen työyhteisö pysähtyy tarkastelemaan, mitkä asiat vaikuttavat hankalan tilanteen syntymiseen, mitä tunteita tilanteeseen liittyy ja mitä asioille voi tehdä. Näin yhteisö saa käyttöönsä ristiriidoissa muhivan energian.

Loppukäyttäjä: Helmi Hämäläinen, Valmentaja: Jarmo Manner

Huonotuulinen asiakas voi synnyttää työyhteisöön suuren konfliktin. Kas näin se käy: vihainen Pekka saa asiakaspalvelijana työskentelevän Helmin pahalle päälle. Suutuspäissään tämä älähtää tarpeettomasti työkaverilleen Antille, joka puolestaan luulee äreän kommentin johtuvan itsestään. Konfliktin kierre huipentuu, kun Antti alkaa suuttuneena levittää tietoa Helmin huonoista yhteistyötaidoista. Kaikki sai siis alkunsa siitä, että negatiivinen tunne ja huono viestintä ohjasivat Antin tekemään virheellisiä päätelmiä Helmin käytöksestä.

Eipä tiennyt kiukkuinen Pekka, millaisen konfliktin hänen tökerö käytöksensä puhkaisisi työyhteisössä. Hän vain sattui purkamaan nälkäkiukkuaan viattomalle Helmille.

– Konflikteja syntyy usein aivan turhaan, kun emme selvitä toistemme odotuksia. Sitten kuvittelemme toisten olevan eri mieltä, vaikka oikeasti tavoite on sama, kertoo yritysjohdon valmentaja Jarmo Manner.

Manner on Academy of Brainin Näin ratkaiset konfliktit -verkkokurssin valmentaja. Hän on huomannut urallaan, että ongelmatilanteet aiheuttavat organisaatioissa inhimillistä kärsimystä ja taloudellisia tappioita.

– Parhaimmillaan konflikti on luovuuden lähde ja pahimmillaan se tappaa innostuksen ja hyydyttää liiketoiminnan. Parhaat tiimit osaavat käsitellä konflikteja, jotka ovat toiminnan kehittymisen edellytys, Manner kertoo.

Ratkaisuun kuljetaan neljän oven läpi

Käytännössä konfliktin ratkaisu on rakentavaa keskustelua. Näin ratkaiset konfliktit -valmennuksessa ongelmatilanteita opetellaan tarkastelemaan neljän oven kautta. Niiden avulla pysähdytään pohtimaan, mitkä asiat vaikuttavat hankalan tilanteen syntymiseen, mitä tunteita tilanteeseen liittyy ja mitä asioille voi tehdä. Neljän oven avulla harjoitellaan oppivaa ja kehittävää keskustelua.

Matka kohti konfliktin ratkaisua alkaa ensimmäisestä ovesta, josta kurkistetaan totuuteen. Ongelmatilanteen ratkominen aloitetaan selvittämällä, kenen versio tilanteesta on totta, tai millaisia näkemyksiä osapuolilla on tapahtumista. On selvää, ettei Antti voinut tietää Pekan vihoitelleen minulle.

Toisesta ovesta kuljetaan tunteisiin. Konfliktit toistuvat ihmisistä riippumatta, eikä niille ole mitään tiettyä syytä. Niille on kuitenkin yhteistä, että alamme ristiriitatilanteissa helposti syyllistää toisiamme, kun toimimme tunteidemme johdattamina. Antti siis toimi, kuten me ihmiset tapaamme toimia.

Kun pohdin omia konflikteissa syntyviä tunteitani, nousee mieleeni ensimmäisenä häpeä. En haluaisi selvittää konfliktia, koska ajattelen, että minut tuomitaan. Toisaalta en haluaisi myöskään saattaa muita tilanteeseen, jossa arvioidaan epäonnistumisia.

– Suurin psykologinen este konfliktin ratkaisemiselle on pelko siitä, että muut loukkaantuvat suorasta puheesta. Siksi on turvallista olla hiljaa, Manner havainnollistaa.

Mannerin mukaan pienet erimielisyydet kannattaisi käsitellä heti, koska asiat kasvavat sitä suuremmiksi mitä pidempään ne saavat muhia.

Ikävät tunteet eivät ole este konfliktinratkaisulle. Mielessämme on kaksi perusolotilaa: gepardi- ja pöllömieli. Ensimmäinen on tunteellinen vaiston varassa elävä saalistaja ja toinen vain turvallisessa ympäristössä esiin pöllähtävä viisas tarkastelija.

Konflikteissa on tärkeää tunnistaa, kumpi mieli meitä hallitsee, sillä vain pöllömielentilassa voidaan saavuttaa rakentavaa keskustelua.

Kolmas ovi kätkee taakseen identiteetin, jonka jokainen laittaa tahtomattaan peliin vaikeassa tilanteessa. Konfliktin ratkaisemisessa on osattava tarkastella tilannetta objektiivisesti: minä en ole huono ihminen, vaikka työkaverini kritisoi toimintatapojani.

Viimeisen neljännen oven kautta sukelletaan tilanteeseen. Pystyn suhtautumaan konfliktiin rakentavasti, kun tutkin, millaisessa tilanteessa konflikti on syntynyt ja mitkä tekijät johtivat tilanteen kärjistymiseen.

Neljä ovea auttavat myös selkiyttämään omaa ajattelua ennen konfliktista käytävää keskustelua. Samalla jää aikaa kaivaa esiin oma pöllömielensä.

Ajankäytön hallinnan minivalmennus antoi työkaluja kiireeseen

Konsultin työ on täynnä keskeytyksiä

Loppukäyttäjä: Antti Pohjonen, Valmentaja: Ville Ojanen, Teksti: Helmi Hämäläinen 5.8.2018

Viimeistele projektisuunnitelma, lähetä tarjouspyyntö, tee kauppalista, tulosta ne slaidit ja sovi lounastreffit Teron kanssa.

Nykyajan elämä on sirpaloitunutta ja vaatii sopeutumista muuttuviin tilanteisiin. Suurin osa työikäisistä, opiskelijoista ja jopa lapsista elää maailmassa, jossa ajankäyttöä kannattaa suunnitella. Päivän to-do-listoista huolimatta voi olla, ettemme saa mitään tehtyä.

– Välillä töissä on hirveä kiire ja paljon tekemistä, mutta päivän päätteeksi tuntuu, etten ole saanut mitään aikaiseksi, kertoo konsultti Antti Pohjonen.

Pohjonen työskentelee Siili Solutions ohjelmistoyrityksessä. Hän suoritti Ajankäytön hallinnan verkkovalmennuksen, koska se on aina ajankohtainen.

– Haen valmennuksista uusia tapoja, joita sovellan elämääni omien tarpeideni mukaan, Pohjonen sanoo.

Ajankäytön minivalmennuksessa annetaan vinkkejä siihen, miten itseään voisi ohjata optimaalisesti omassa ympäristössään niin työssä kuin vapaalla. Tarkoituksena on oppia tunnistamaan ympäristön vaikutus itseensä ja suunnitella arki sen pohjalta. Valmennuksessa tutustutaan psykologi Ville Ojasen johdolla ajankäytön hallintaan priorisoinnin, aikatauluttamisen eli ohjelmoinnin ja olosuhteiden näkökulmista.

– Ajankäytön hallinta on kuin tämän päivän metsästystaito, jota tarvitaan arjessa selviytymiseen, Ojanen kertoo.

Ojasen mukaan ajan hallinta on yksi keskeisistä taidoista, joka auttaa tärkeiden asioiden hoitamisessa. Sen vastakohtia ovat kiireen tunne ja tunne, ettei aika riitä. Hyvällä ajanhallinnalla aika riittää ja askareisiin on energiaa.

Ajankäytön hallinta -valmennuksen käynyt tunnistaa mikä on tärkeää ja osaa ohjelmoida asiat kalenteriinsa. Lisäksi hän ymmärtää työympäristön vaikutuksen omaan työskentelyynsä.

Ei pelkkä selviytymiskeino

Valmennuksen ensimmäisen osion tavoitteena on oppia priorisoimaan tekemiset ja merkitsemään asiat muistiin.

– Asiat unohtuvat, jos niitä ei kirjaa ylös. Valmennus toi rakennetta siihen, miten töitä voisi aikatauluttaa itselleen niin, että tehtävien asioiden lista lyhenisi, Pohjonen sanoo.

Ajanhallinta lähtee siitä, että pysähtyy miettimään miksi tekee sitä mitä tekee. Muistiinpanot ja task-listat ovat monille selviytymiskeino, joita käytetään, koska on pakko. Ojasen mukaan listat voivat olla paljon muutakin kuin keino selviytyä: niillä voi tehostaa toimintaansa.

Valmennuksen toinen osio käsittelee arjen ohjelmointia. Kun asiat on listattu ja priorisoitu, ne täytyy siirtää kalenteriin eli ohjelmoida.

– Käytin jo ennestään muistiinpanosovelluksia ja maailman yleisintä tehtävälistaa, eli sähköpostia, Pohjonen kertoo.

Pohjoselle uusin huomio olikin rutiinien tunnistaminen ja niiden hoitaminen pois alta heti aamusta.

– Olen varannut aamuihin tunnin, jolloin hoidan kaikista pienimmät, mutta häiritsevimmät työt pois listaltani.

Ojasen mukaan aamupäivä on nousevan vireystilan aikaa. Silloin voi olla hyvä tehdä vuorovaikutteisia ja luovuutta vaativia asioita, mutta myös rutiininomaisia pakollisia töitä.

– Rutiinien hoitaminen heti aamulla antaa energiaa, eivätkä tylsät hommat roiku mukana riippakivenä. Loppupäivästä myös aika loppuu usein kesken ja hommat jäävät puolitiehen.

Tunnista etäpäivän tarve

Valmennuksen viimeisessä osiossa opetellaan tunnistamaan ympäristön vaikutus omaan tekemiseen. Antti Pohjosen konsultin työssä on tavallista, että hommat keskeytyvät äkkiä. Pohjosen mukaan keskeytykset ovat osin tarpeellisia, jotta työssään ei hautaudu omiin ajatuksiinsa. Avotoimisto ei kuitenkaan ole aina paras ympäristö keskittymistä vaativien töiden tekoon.

– Sain valmennuksesta työkaluja ympäristön hallitsemiseen. Kun työni vaatii suunnittelua ja ajattelua, pyrin varaamaan neuvotteluhuoneen tai pitämään etäpäivän.

Tottumusten muuttaminen vaatii systemaattisuutta, ja ihminen palaa helposti vanhoihin tapoihinsa.

– Olen tehnyt monia asioita uudella tavalla, mutta joskus niistä on myös lipsunut, Pohjonen kertoo.

Lipsuminen ei ole epäonnistumista, vaan osa muutosta, joka vaatii toistoja.

Itsereflektio ja sparraaminen muiden kanssa ovat hyviä keinoja omaksua uusia tapoja.

– Kannattaa miettiä miksi teen, kuten teen, enkä kuten pitäisi. Tapojen oppimista voisi verrata luonnon prosessiin, jossa tallattu polku peittyy hiljalleen muutaman kasvukauden aikana, kun sitä ei enää käytetä, Ojanen sanoo.

Tehokkaat työtavat ovat osa ammatillista pätevyyttä. Ville Ojasen mukaan kannattaakin seurata ihmisiä, jotka tekevät jonkin asian hyvin ja kysellä, miten he sen hallitsevat.