Toimistopäivä muotoillaan uudelleen
Ojanen kannustaa virittämään yhteistä työhön liittyvää keskustelua. On hyödyllistä käydä läpi mitä ollaan tekemässä, onko se fiksua, ja mitä voisi tehdä toisella tavalla vielä paremmin. Etänäkin tämä keskustelu on toki mahdollista, mutta selvästi tehottomampaa ja hidasta.
Korona-aikana työntekijäkokemuksen rinnalle on noussut työpäivämuotoilun käsite. Sen kautta työstä muotoillaan kestävää, sopivan haastavaa ja mielekästä. Työpäivämuotoilua kannattaa Ojasen mielestä tehdä yhdessä henkilöstön kanssa. Hän haluaa erottaa työpäivämuotoilun viihdykkeiden tarjoamisesta: tavoitteena on luoda toimistolle tarkoituksenmukainen ympäristö, joka tukee työn tekemistä.
– Työpäivämuotoilun ytimestä löytyvät merkitykselliset keskustelut. Toimivassa yhteisössä on mahdollisuus puhua työstä, sekä käydä keskustelua siitä mikä tuntuu tarkoituksenmukaiselta sekä edistää tuottavuutta ja hyvinvointia. On hyödyllistä miettiä yhdessä, mitä toimistolla ollessa ja toisaalta etänä työskennellessä tehdään. Kaikkien pitää ymmärtää todellinen syy sille, miksi työpaikalle tullaan, hän näkee.
Työpäivämuotoilua kannattaa Ojasen mielestä tehdä yhdessä myös siksi, että täydellistä yhteistä ratkaisua ei todennäköisesti löydy.
– Kulloinenkin tilanne ihastuttaa ja vihastuttaa eri ihmisiä koko ajan. Vaikka työympäristö ja tapa tehdä yhdessä on suunniteltu optimaalisesti, eri mielipiteitä löytyy. Keskusteluilla on myös se funktio, että erilaisia näkemyksiä päästään tasaamaan yhdessä, hän näkee.
Autonomian tunne on saavutettu etu
Pitkän etätyöjakson jälkeen työntekijät ovat tottuneet uudella tasolla olevaan autonomiaan: oman työpäivän voi räätälöidä sopimaan muuhun elämään. Kaikille yhdeksästä viiteen -työpäivä ei välttämättä ole optimaalinen. Ojasen mielestä on tärkeää pohtia, miten tätä voisi suhteuttaa toimistolle palaamiseen.
– Autonomian tunteella ja joustavalla työajalla on merkittävä arvo kiireisille ihmisille, joilla on paljon muutakin tehtävää työn lisäksi. Tässä tilanteessa se on myös saavutettu etu: vapaus muotoilla oma päivänsä on absoluuttinen, merkittävä arvo. Sen rinnalle tarvitaan syitä, jotka tekevät toimistolle tulemisesta arvokasta.
Kollektiivisen hyvän nimissä
Ojanen näkee toimistolle palaamisen taustalla kaksi ongelmaa. Työnantajilla on edessään iso haaste kyetä muotoilemaan syy palata toimistolle tavalla joka aidosti vetää ihmisiä tekemään töitä kasvokkain. Sen lisäksi paluu toimistolle vaatii myös yksilöiltä kollektiivisen yhteisen edun pohtimista ja vastuun ottamista.
– Meidän on usein vaikea motivoitua henkilökohtaisella tavalla asioista, jotka ovat hyväksi yhteisölle, tai kokea se riittävänä syynä lähteä toimistolle. Voisi jopa sanoa, että kollektiivinen yhteisöllinen motivoituminen on tietyllä tavalla hukassa tällä hetkellä. Siitä on kuitenkin paljolti kyse: vaikka etätyö tuntuisi itselle helpommalta vaihtoehdolta, tapaaminen kasvokkain on työyhteisölle todella tärkeää, Ojanen sanoo.
Sosiaalinen liima syntyy työpaikalla
Joissain organisaatioissa koetaan etätyön yleistyttyä epätoivoa, koska henkilöstö halutaan pitää totuttuun tapaan kontrollissa. Puhutaan jopa esihenkilöiden direktio-oikeudesta määrittää se, missä työtä tehdään.
– Silloin ollaan tilanteessa, jossa johdon osaaminen ja keinot ovat loppuneet. Se ei mene enää koronan jälkeisessä ajassa henkilöstölle läpi, eikä ole riittävä syy palata toimistolle. Tämä muutos luo johtamiseenkin uudenlaisia haasteita.
Osa työnantajista toivoo työntekijöiden kohtaavan säännöllisesti kasvokkain, koska he ymmärtävät toimistolle palaamisen todelliset hyödyt – kohtaamisten voiman. Ryhmäkoheesion, työkaveruuden ja luottamuksen kannalta on tärkeää, että ihmiset muodostavat yhdessä sosiaalisen liiman.
– Kohtaamiset toimistolla ovat olennaisia myös työelämässä tärkeiden metataitojen vahvistamiseksi. Nämä ovatkin ydinsyitä sille, miksi myös toimistopäiviä tarvitaan, Ojanen näkee.
Toimiva työyhteisö vetää puoleensa
Työyhteisön toimivuudella ja tunnelmalla on Ojasen mielestä valtava merkitys myös toimistolle palaamisen näkökulmasta. Vaikka tarjolla olisi yhteinen perjantaibrunssi, paras houkutin hypätä bussiin ja lähteä toimistolle on lopulta kuitenkin toimiva yhteisö.
– Kun yhteisö ja tunnelma toimivat hyvin, on vähän tylsempiäkin tehtäviä helpompi sietää. Hyvä työyhteisö rakentuu keskinäisen luottamuksen ja arvostuksen pohjalle. Asioista on voitava puhua.
Ojanen kannustaa miettimään, miten työelämän vuorovaikutustilanteita saisi merkityksellisemmiksi.
Ohjaavana ajatuksena kannattaa hänen mielestään pitää sitä, että kyllä me ihmiset sen osaamme.
– Kyse on myös siitä, että meille näytetään esimerkkiä. On tärkeää havahtua huomaamaan, miten monilla tavoilla toisia ihmisiä syrjitään työyhteisöissä. Sen jälkeen on annettava lupa ja tila kohdella kaikkia mukaan ottavasti ja arvostavasti. Tähän suuntaan pitäisi vain muistutella ja vähän tuupata, sekä näyttää esimerkkiä.
Ojasen mielestä on myös tärkeä muistaa, että omaa inhimillisyyttä voi tuoda esiin monella tavalla. Kaikkien ei tarvitse olla ekstrovertteja.
– Jokainen voi omalla tavallaan tuoda esille välittämistä ja vuorovaikutusta. Jos yksilö ei ole työyhteisön vapaamuotoisessa keskustelussa kuin kala vedessä, toimistolle palaamiseen voi ottaa inhimillisen kulman, ja etsiä itselleen sopivan tavan olla osa yhteisöä.
Kaksi vai kolme päivää viikossa?
Monessa organisaatiossa pyritään sopimaan työntekijöiden kanssa, montako päivää viikosta toimistolla työskennellään. Ojanen ei määrittelisi yhtä optimaalista prosenttilukua hybridityön etä- ja lähipäivien määrälle. Sopiva käytäntö on organisaatiokohtainen ja riippuu paitsi tiimikulttuurista, myös työn ja tiimin vaiheesta.
– Esihenkilöiden kannattaa pyrkiä olemaan ajan tasalla ja pyrkiä ymmärtämään työn luonnetta. Kannattaa pohtia, mitä tiimi tai työporukka juuri nyt tarvitsee, ja mikä on työn kannalta hyödyllistä. Avaimena on luoda organisaatiokulttuuria, jossa on imua!
