Oma valinta kohti ketteryyttä
Joissain organisaatiossa ei juurikaan ole määritelty pysyviä rakenteita esimerkiksi yhteistyölle tai tiimien väliselle työskentelylle, ja voimakkaat ohjaus- ja seurantajärjestelmät puuttuvat.
Perinteisessä organisaatiossa vahvat rakenteet ja työn prosessi ohjaavat ihmiset toimimaan yhdessä. Siellä työlle on määritelty raskaatkin ohjaus- ja seurantajärjestelmät. Rakenteistetun ja suunnitellun toimintaympäristön haasteita ovat jäykkyys ja hidas sopeutuminen muutoksiin.
Organisaatioissa voidaan Ojasen ja Mannerin mielestä nähdä ulkoisia eli objektiivisia ja sisäisiä eli inhimillisiä rakenteita sekä ohjausmekanismeja. Ketteriin rakenteisiin siirtyessä nimenomaan ulkoisten rakenteiden rooli työn organisoinnissa vähenee.
Ketteriin rakenteisiin siirtyminen on organisaatioiden valinta, joka tuo mukanaan joustavuutta. Ulkoisista rakenteista päästetään yhä useammassa organisaatiossa irti, ja ihan tarkoituksella.
Yhteisölliset työelämätaidot eturiviin rakenteiden väistyessä
Kun vahvoista rakenteista luovutaan, eturivin paikan ottaa yhteisöllisyys ja siihen liittyvät työelämätaidot. Tutkimustenkin pohjalta tiedetään että parhaiten pärjäävät sellaiset yhteisöt joiden toiminnassa korostuu yhteisöllisyys.
Vahvimmilla tässä uudessa tilanteessa on sellainen työyhteisö, jolla on kollektiivinen kyky hahmottaa ilmiöitä, sanoittaa niitä ja tehdä yhteistyötä, Ojanen ja Manner sanovat.
Vahvojen, perinteisten rakenteiden tilalle on myös luotava inhimillisiä rakenteita. Tämä tarkoittaa sellaisia toimintatapoja, käytänteitä ja rakenteita jotka kannattelevat kaikkia ja tukevat yhteistyötä.
Työyhteisössä pitää pystyä luomaan inhimillisesti olennaista, kokemuksellista rakennetta. Kun luovutaan ulkoisista rakenteista ja samalla eletään epävarmuuden ja jatkuvien muutosten keskellä, hyvin toimiva yhteisö kannattelee. Tällaisessa yhteisössä arvostusta, luottamusta ja turvallisuutta on luotava uudella tavalla, kun vahvoihin rakenteisiin ei voi enää tukeutua.
Mitä vahvoista rakenteista luopuvan ihmisyhteisön kannattaa kasautua yhdessä pohtimaan? Mitä vaatii että yhteisö pystyy siihen?
Lähtökohtana on ymmärrys työn luonteesta. Tämä on iso ongelma monessa organisaatiossa: osa toivoo ja kuvittelee, että organisaatio toimii vielä vahvojen rakenteiden puitteissa. Silloin ei välttämättä osata ottaa vastuuta omasta toiminnasta. Lisäksi kannattaa varata aiempaa enemmän aikaa yhteiselle pohdinnalle, opetella puhumaan hankalistakin asioista, sekä pyrkiä hahmottamaan ja sanoittamaan erilaisia ilmiöitä yhdessä, Manner sanoo.
Kuormitus tasapainoon
Ketteriin rakenteisiin siirtyminen voi olla henkilöstölle todella kuormittavaa. Yksilöt ovat hyvin erin tavoin varustautuneita toimimaan tällaisessa vapaapudotuksessa. Rakenteista luopuminen sopii Ojasen ja Mannerin mielestä parhaiten spontaaneille, luoville ja nopeaan reagointiin kykeneville itseohjautuville yksilöille.
On selvää, että kaikille tämä muutos ei ole luonteva. Yhteisö tarvitseekin riittävän monta yksilöä joilla on kyky hahmottaa työelämään liittyviä ilmiöitä ja kannatella niitä jotka eivät samalla tavalla pysty toimimaan tällaisessa vapaapudotuksessa. On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että tässä ei haeta sankarillisia henkisiä johtajia. Ominaisuuksia kaivataan, mutta tavoitteena on luoda yhteisöllinen kokonaisuus.
Myös erilaiset vuorovaikutustilanteisiin ja yhteistyöhön liittyvät ongelmat kuormittavat, kun rakenteiden verkko ei enää pidä kehikkoa kasassa. Rakenteiden idea on koordinoida ihmisten yhteistoimintaa. Kun niistä luovutaan, rakenteiden syntyminen tapahtuu jokaisessa vuorovaikutustilanteessa tavallaan uudelleen neuvottelemalla.
Jokaisessa tilanteessa ihmiset keskustelevat uudestaan ja uudestaan mikä on kunkin rooli, miten vastuut jaetaan, miten tehdään yhdessä ja mikä on tärkeää. Jatkuva neuvottelu on paitsi hedelmällistä, myös kuormittavaa, etenkin jos dialogin taso on heikko, Manner sanoo.
Työelämää leimaa jatkuva epävarmuus ja muutos jotka eivät vähene, päinvastoin. Vahvoista rakenteista luopuminen tuo tähänkin uutta kierrettä. Työyhteisöissä on yhä olennaisempaa osata toimia epävarmuuden keskellä niin että toimintakyky säilyy.
Rakenteinen ja suunniteltu toimintaympäristö on jäykkä ja sopeutuu hitaasti, eikä enää kuvasta tämän päivän työelämää. Kun heittäydytään vapaapudotukseen porukalla, pystytään muutoksiin reagoimaan nopeasti yhdessä. Tähän liittyviä taitoja, yhteisöllisyystaitoja, tarvitaan tulevaisuudessa yhä enemmän.
