Mikä tekee SharePointista hyvän strategisen työkalun?
SharePoint on meidän ja asiakkaidemme kokemuksien perusteella erinomainen kolmeen strategian kannalta olennaiseen asiaan: sen näkyväksi tekemiseen, vahvistamiseen ja strategiseen oppimiseen. Strategia tulee siis lähemmäksi arkea ja konkretisoituu osaamiseksi sekä tekemiseksi.
Strategia on koko henkilöstön asia ja jokaisella on vaikutuksensa sen onnistumiseen – tässä yhteydessä SharePoint tarjoaa mahdollisuuden saavuttaa enemmistö henkilöstöstä toistuvasti päivästä toiseen. Valmennukset ovat siellä helposti kaikille saavutettavissa, tutussa ympäristössä ja osana arjen työkaluja.
SharePoint mahdollistaa näkyväksi tekemisen ja vahvistamisen
Strategian jalkautus lähtee liikkeelle sen näkyväksi tekemisestä. SharePoint loistaa tässä tarjoamalla henkilöstölle näyteikkunan strategian painopisteisiin, niiden vaatimiin kyvykkyyksiin ja kehitettävään osaamiseen. Strategianne painopisteet saadaan tuotua esiin ja niiden alle listattua tarvittavat kyvykkyydet ja osaaminen.
Samalla saavutetaan toistoa, sillä SharePointiin rakennetussa kirjastossa käydään usein ja siihen voidaan myös helposti linkittää uutisista, artikkeleista ja sisäisistä viestimistä. Näin vaikuttavaa tapaa toistaa ja vahvistaa strategiaa saa jo hakea – strategiakalvot, esihenkilön maininnat ja juhlapuheet eivät pysty tähän.
Speculandin tutkimuksessa (2021) mainittiin 11 strategian epäonnistumisen syytä. Näkyväksi tekeminen ja vahvistaminen auttaa ratkaisemaan näistä kahta:
- Strategian ja sen toteutuksen heikko viestintä.
- Heikko strategian tunteminen ja sen puutteellinen vahvistaminen.
SharePoint mahdollistaa tehokkaan strategisen oppimisen kahdella tapaa
Miksi SharePoint toimii hyvin strategisessa oppimisessa? Se mahdollistaa kaksi strategisen oppimisen kannalta tärkeää toimintamallia: mikro-oppimisen ja reflektion.
Speculandin tutkimuksessa (2021) mainittiin 11 strategian epäonnistumisen syytä. Strateginen oppiminen auttaa ratkaisemaan näistä yhtä: ’riittämätön koulutus ja osaamisen kehittäminen’.
Mikro-oppiminen
Mikro-oppiminen on oppimismuoto, jossa tietoa ja taitoja omaksutaan lyhyissä, helposti saavutettavissa ja käytännönläheisissä kerta-annoksissa. Mikro-oppiminen ei kuitenkaan ole pelkästään nopeaa tiedon jakamista. Sen ydin on oppimisen herättelemisessä ja sytykkeiden tarjoamisessa, jotka johtavat oppijan tai oppijoiden reflektioon.
Reflektio
Reflektio tarkoittaa tietoista pysähtymistä omien ja toisten tunteiden, ajatusten ja toiminnan tarkasteluun. Sen tavoitteena on oppia menneistä kokemuksista ja kehittää toimintaa jatkuvasti. Reflektion voi jakaa kahteen osa-alueeseen: itse-reflektioon ja jaettuun reflektioon.
SharePoint tarjoaa säännöllisen mahdollisuuden tarttua oppimiseen
SharePoint on oivallinen alusta mikro-oppimiselle, sen ollessa jo osa päivittäistä työtä – Työntekijä käy siellä keskimäärin 3,36 kertaa päivässä. Tämä tarjoaa viikon mittaan monia tilaisuuksia tarttua oppiin tai aikatauluttaa se omaan kalenteriinsa. Tähän muutaman minuutin videot sopivat kuin nakutettu. Lyhyiden oppimishetkien myötä strategista osaamista alkaa huomaamattomasti karttua. Usein jopa niillä, joiden kalenterit ovat pullollaan.
Sharepoint mahdollistaa osallistumiskynnyksen madaltamisen. Näin on esimerkiksi tehty LähiTapiolassa.
“Sen (SharePointin) hyödyntäminen on luontevin tapa saavuttaa koko henkilöstö helposti ja nopeasti.” – Heidi Karhu, Lähitapiola-ryhmä
SharePoint mahdollistaa tärkeän strategiatyökalun: reflektion
SharePoint mahdollistaa reflektion kahdella tapaa. Ensinnä se tarjoaa matalan kynnyksen nopeita oppimishetkiä. Tämä jättää aikaa myös reflektioon – muutaman minuutin video yhdistettynä muutaman minuutin reflektioon sopii helposti niin omaan kuin tiimin kalenteriin. Toiseksi SharePoint mahdollistaa myös upotuksen moniin muihin Officen työkaluihin – erityisesti Teamsiin, jossa onkin helppo rakentaa keskustelua ja yhteisöllisyyttä.
Tarvittavan osaamisen saaminen tapahtuu tehokkaasti tämänkaltaisella yhteisöllisellä oppimisella. Videoita voidaan suositella katsottavaksi yhdessä tiimin kanssa, minkä jälkeen tiimi voi keskustella teeman herättämistä ajatuksista. Yhteisen reflektion avulla strategia pysyy henkilöstön mielissä kirkkaana ja toimintaa ohjaavana. Samalla rakennetaan myös työympäristöä, jossa jokainen kokee olevansa osallistettu ja arvostettu. Oppimisesta tulee osa arkea, eikä sitä nähdä enää erillisenä ponnistuksena.
Speculandin tutkimuksessa (2021) mainittiin 11 strategian epäonnistumisen syytä. Reflektio auttaa ratkaisemaan parhaimmillaan näistä kuutta:
- Strategian ja sen toteutuksen heikko viestintä.
- Heikko strategian tunteminen ja sen puutteellinen vahvistaminen.
- Riittämätön koulutus ja osaamisen kehittäminen
- Johtajuuden puute.
- Epäselvyys vaadituista toimenpiteistä.
- Riittämätön tarkastelutiheys.
Yhteenveto
Strategian jalkauttamisen onnistuminen edellyttää ennen kaikkea sen tuomista osaksi arkea. Siitä pitää tulla näkyvä, ymmärettävä ja jatkuvasti vahvistuva. Sen pitää pysyä keskusteluissa ja mielissä. SharePoint toimii tässä tehokkaana alustana, sillä se mahdollistaa strategian toistuvan viestinnän, helposti saavutettavan oppimisen sekä reflektion.
Kun strateginen oppiminen rakennetaan mikro-oppimisen ja reflektion varaan, osaaminen kehittyy luontevasti työn lomassa. Samalla strategia ei jää irralliseksi dokumentiksi, vaan muuttuu konkreettiseksi tekemiseksi, joka ohjaa arjen valintoja ja toimintaa läpi organisaation.
