Johdata työntekijäsi kohti joustavaa ajanhallintaa

8.10.2020

Tämän päivän työelämässä tarvitaan yhä enemmän ajankäytön hallinnan taitoja. Siihen liittyvät haasteet eivät ole vain yksilön kyvyistä johtuvia, vaan kyse on koko organisaation kulttuurista ja toimintatavoista. Johtaminen ja esimiestyö sekä työyhteisön rakenteet ja prosessit vaikuttavat yksilön kykyyn hallita ajankäyttöään.

Oikeanlainen työn organisointi, suunnitelmallisuus ja ajanhallinta lisäävät tuottavuutta ja parantavat työhyvinvointia. Työyhteisössä tarvitaan tämän lisäksi kykyä sietää epävarmuutta ja ymmärtää muutoksia. Academy of Brainin valmentaja, psykologi Ville Ojanen näkee, että ajankäytön hallinnan kehittäminen on nähtävä laajemmin, osana organisaation muutoskyvyn ja resilienssin kehittämistä.

– Resilienttiin organisaatioon kuuluu myönteinen ilmapiiri, avoin suhtautuminen tehtäviin, rakentava vuorovaikutus, ja tasapainossa oleva suunnitelmallisuus. Silloin ajatukset ja energia pääsevät virtaamaan, ja yhteisö pystyy reagoimaan muuttuviin tilanteisiin. Jos nämä tekijät eivät ole kunnossa, ilmenee työyhteisössä muiden ongelmien lisäksi usein myös ajankäytön haasteita.

Suunnitelmat ja joustavuus käsi kädessä

Ajankäytön hallinnan rooli ja siihen suhtautuminen on muuttunut. Ennakoitava tulevaisuus on koko ajan lyhyempi, ja työelämä monella tapaa monimutkaisempaa. Jatkuvien muutosten ja kiireen keskellä on yhä vaikeampaa olla suunnitelmallinen ja organisoitunut. Ajankäytön hallinnan taito on kuitenkin tärkeä osa sitä, miten yksilöt mukautuvat muutoksiin. Sen kehittämiseen on siis organisaatioissa kiinnitettävä huomiota.

– Osa tilanteista toteutuu edelleen suunnitelman mukaan. Näiden asioiden tunnistaminen ja ajankäytön organisointi vapauttaa energiaa ja tehostaa toimintaa. Yleisesti otettuna kannattaa luoda ajankäytölle suunnitelma, mutta varautua sen muuttumiseen, Ojanen selittää.

Olosuhteet ja edellytykset kuntoon

Työntekijöiden ajanhallinnan taidoissa on usein kehittämistä, mutta siihen liittyvät vaikeudet voivat olla myös oire jostain laajemmasta, työyhteisöön liittyvästä ongelmasta. Kiireen, keskeytysten ja hälyisän työympäristön lisäksi ajankäytön hallintaan liittyviä vaikeuksia luovat työn puutteellinen organisointi, sekä työilmapiiriin ja johtamiseen liittyvät ongelmat.

– Kyse voi olla myös esimerkiksi työn imuun, yhteistyöhön tai motivaatioon liittyvistä haasteista. On vaikeaa olla tehokas ja suunnitelmallinen, jos suhde työhön ja työpaikkaan ei ole kunnossa, Ojanen sanoo.

Mistä sitten koostuu onnistunut ajankäytön johtaminen? Ojasen mielestä olennaista on tavoitteiden kirkastaminen, riittävä resursointi ja työn tehokas organisointi.

– Tämän lisäksi kannattaa panostaa työilmapiiriin ja ihmisten johtamiseen, tarjota tukea työn ja vapaa-ajan tasapainoon, sekä luoda selkeitä käytäntöjä ja yhteisiä sopimuksia ajankäyttöön liittyen, hän luettelee.

Ole kiinnostunut siitä, miten etätyö sujuu

Tutkimusten mukaan etätyö lisää tuottavuutta. Tämä viittaa siihen, että ihmisten kyky hallita ajankäyttöä on parempaa kotona työskennellessä.

– Voi hyvin olla, että etätyö ohjaa meitä pohtimaan tarkemmin, mihin työpäivän tunnit kuluvat, koska siihen voi vaikuttaa aikaisempaa enemmän. Vapaus tuo mukanaan mahdollisuuksia, mutta myös tervettä vastuuta, Ojanen pohtii.

Etäolosuhteet voivat joillekin olla myös haastavat, ainakin aluksi. Työpaikan tiloissa ympärillä oleva toiminta tuo rakennetta omaan tekemiseen, ja mindset asettuu helpommin työmoodiin. Etätyössä johtamisen tarve pysyy, mutta sen painopiste muuttuu: on entistä tärkeämpää olla perillä siitä mitä ihmisille kuuluu.

– Tämä edellyttää kykyä rakentaa arvostavia, luottamuksen sävyttämiä yhteistyösuhteita, joiden puitteissa on turvallista toimia. Työnantajan kannattaa myös etäolosuhteissa kannustaa henkilöstöään jakamaan ajankäyttöön liittyviä käytäntöjä, kokemuksia, haasteita ja ratkaisuja, Ojanen sanoo.

Yrityksen 4 keinoa tukea ajankäytön hallintaa

TARJOA KEINOJA

Tarjoa työntekijöillesi keinoja, joilla he voivat kehittää ajankäytön hallintaan liittyvää osaamistaan. Verkkovalmennukset ovat tähän ketterä ja tehokas vaihtoehto.
KEHITÄ TAITOJA

Kehitä organisaatiossasi johtamista ja esimiestyötä keskittyen erityisesti psykologisten taitojen ja valmentavan johtamisen maailmaan.
HYÖDYNNÄ DIGITAALISAATIO

Ota käyttöön digitaalisia apuja ajanhallintaan. Esimerkiksi ajankäytön analysointi kannustaa työntekijää tutkimaan, mihin oma työaika kuluu. Projektinhallinnan työkalut helpottavat yhteistyötä.
PANOSTA KEHITTÄMISEEN

Panosta työyhteisön kehittämiseen. Tunnista työyhteisön tilanteet, joissa ajanhallinta on vaikeaa, ja luo niihin yhteisiä uusia toimintatapoja.

Esimiehen 4 keinoa tukea ajankäytön hallintaa

1. KANNNUSTA

Kannusta ja luo käytäntöjä työn sujumiseen liittyvään yhteiseen keskusteluun. Tämän avulla helpotetaan työntekijän työtaakkaa ja löydetään ratkaisuja yhdessä.

2. VAHVISTA LUOTTAMUSTA

Vahvista luottamusta ja turvallisuuden tunnetta: on mahdollista sanoa myös ei, eli kaikkea ei tarvitse ehtiä.

3. OLE ESIMERKKI

Ole itse hyvä esimerkki, ja jaa parhaita käytäntöjä.

4. KEHITÄ JA OHJAA

Kehitä ja ota käyttöön valmentavan johtamisen taitoja ja työtapoja: puheeksiottaminen, vahvuuksien ja voimavarojen tukeminen sekä kasvuun ja kehittymiseen ohjaaminen.