Ajankäytön hallinnan minivalmennus antoi työkaluja kiireeseen

Konsultin työ on täynnä keskeytyksiä

Loppukäyttäjä: Antti Pohjonen, Valmentaja: Ville Ojanen, Teksti: Helmi Hämäläinen 5.8.2018

Viimeistele projektisuunnitelma, lähetä tarjouspyyntö, tee kauppalista, tulosta ne slaidit ja sovi lounastreffit Teron kanssa.

Nykyajan elämä on sirpaloitunutta ja vaatii sopeutumista muuttuviin tilanteisiin. Suurin osa työikäisistä, opiskelijoista ja jopa lapsista elää maailmassa, jossa ajankäyttöä kannattaa suunnitella. Päivän to-do-listoista huolimatta voi olla, ettemme saa mitään tehtyä.

– Välillä töissä on hirveä kiire ja paljon tekemistä, mutta päivän päätteeksi tuntuu, etten ole saanut mitään aikaiseksi, kertoo konsultti Antti Pohjonen.

Pohjonen työskentelee Siili Solutions ohjelmistoyrityksessä. Hän suoritti Ajankäytön hallinnan verkkovalmennuksen, koska se on aina ajankohtainen.

– Haen valmennuksista uusia tapoja, joita sovellan elämääni omien tarpeideni mukaan, Pohjonen sanoo.

Ajankäytön minivalmennuksessa annetaan vinkkejä siihen, miten itseään voisi ohjata optimaalisesti omassa ympäristössään niin työssä kuin vapaalla. Tarkoituksena on oppia tunnistamaan ympäristön vaikutus itseensä ja suunnitella arki sen pohjalta. Valmennuksessa tutustutaan psykologi Ville Ojasen johdolla ajankäytön hallintaan priorisoinnin, aikatauluttamisen eli ohjelmoinnin ja olosuhteiden näkökulmista.

– Ajankäytön hallinta on kuin tämän päivän metsästystaito, jota tarvitaan arjessa selviytymiseen, Ojanen kertoo.

Ojasen mukaan ajan hallinta on yksi keskeisistä taidoista, joka auttaa tärkeiden asioiden hoitamisessa. Sen vastakohtia ovat kiireen tunne ja tunne, ettei aika riitä. Hyvällä ajanhallinnalla aika riittää ja askareisiin on energiaa.

Ajankäytön hallinta -valmennuksen käynyt tunnistaa mikä on tärkeää ja osaa ohjelmoida asiat kalenteriinsa. Lisäksi hän ymmärtää työympäristön vaikutuksen omaan työskentelyynsä.

Ei pelkkä selviytymiskeino

Valmennuksen ensimmäisen osion tavoitteena on oppia priorisoimaan tekemiset ja merkitsemään asiat muistiin.

– Asiat unohtuvat, jos niitä ei kirjaa ylös. Valmennus toi rakennetta siihen, miten töitä voisi aikatauluttaa itselleen niin, että tehtävien asioiden lista lyhenisi, Pohjonen sanoo.

Ajanhallinta lähtee siitä, että pysähtyy miettimään miksi tekee sitä mitä tekee. Muistiinpanot ja task-listat ovat monille selviytymiskeino, joita käytetään, koska on pakko. Ojasen mukaan listat voivat olla paljon muutakin kuin keino selviytyä: niillä voi tehostaa toimintaansa.

Valmennuksen toinen osio käsittelee arjen ohjelmointia. Kun asiat on listattu ja priorisoitu, ne täytyy siirtää kalenteriin eli ohjelmoida.

– Käytin jo ennestään muistiinpanosovelluksia ja maailman yleisintä tehtävälistaa, eli sähköpostia, Pohjonen kertoo.

Pohjoselle uusin huomio olikin rutiinien tunnistaminen ja niiden hoitaminen pois alta heti aamusta.

– Olen varannut aamuihin tunnin, jolloin hoidan kaikista pienimmät, mutta häiritsevimmät työt pois listaltani.

Ojasen mukaan aamupäivä on nousevan vireystilan aikaa. Silloin voi olla hyvä tehdä vuorovaikutteisia ja luovuutta vaativia asioita, mutta myös rutiininomaisia pakollisia töitä.

– Rutiinien hoitaminen heti aamulla antaa energiaa, eivätkä tylsät hommat roiku mukana riippakivenä. Loppupäivästä myös aika loppuu usein kesken ja hommat jäävät puolitiehen.

Tunnista etäpäivän tarve

Valmennuksen viimeisessä osiossa opetellaan tunnistamaan ympäristön vaikutus omaan tekemiseen. Antti Pohjosen konsultin työssä on tavallista, että hommat keskeytyvät äkkiä. Pohjosen mukaan keskeytykset ovat osin tarpeellisia, jotta työssään ei hautaudu omiin ajatuksiinsa. Avotoimisto ei kuitenkaan ole aina paras ympäristö keskittymistä vaativien töiden tekoon.

– Sain valmennuksesta työkaluja ympäristön hallitsemiseen. Kun työni vaatii suunnittelua ja ajattelua, pyrin varaamaan neuvotteluhuoneen tai pitämään etäpäivän.

Tottumusten muuttaminen vaatii systemaattisuutta, ja ihminen palaa helposti vanhoihin tapoihinsa.

– Olen tehnyt monia asioita uudella tavalla, mutta joskus niistä on myös lipsunut, Pohjonen kertoo.

Lipsuminen ei ole epäonnistumista, vaan osa muutosta, joka vaatii toistoja.

Itsereflektio ja sparraaminen muiden kanssa ovat hyviä keinoja omaksua uusia tapoja.

– Kannattaa miettiä miksi teen, kuten teen, enkä kuten pitäisi. Tapojen oppimista voisi verrata luonnon prosessiin, jossa tallattu polku peittyy hiljalleen muutaman kasvukauden aikana, kun sitä ei enää käytetä, Ojanen sanoo.

Tehokkaat työtavat ovat osa ammatillista pätevyyttä. Ville Ojasen mukaan kannattaakin seurata ihmisiä, jotka tekevät jonkin asian hyvin ja kysellä, miten he sen hallitsevat.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *