Case Heka Oy: Yhteistoiminnallisen oppimisen kautta oman työn johtamiseen

by Academy Of Brain

12.9.2022

Helsingin kaupungin asunnot Oy järjesti keväällä 2022 yhteistoiminnallisen oppimisen kokonaisuuden, joka pohjautui Academy of Brainin Mielimatkalla-opintopolkuun; Reitti oman työn johtamiseen. Kokemukset olivat erittäin positiivisia niin fasilitaattorien kuin osallistujien joukossa.

Hekalla otettiin Academy of Brainin verkkovalmennuspalvelu käyttöön esihenkilöille ja toimistotyöntekijöille alkuvuonna 2022. Kevään yhteistoiminnallisen oppimisen kokonaisuus oli pilotti, joka järjestettiin 7 hallinnolliselle isännöitsijälle. HR-asiantuntija Terhi Ahti-Heikkinen kertoo, että kokonaisuudella haluttiin vastata isännöitsijöiden työhön liittyviin tarpeisiin.

– Mielimatkalla-valmennuskokonaisuudesta löytyi niin sopiva opintopolku, että päätimme lähteä fasilitoimaan valmista kurssipohjaa. Tuntui, että se osui kohderyhmälle erittäin hyvin, hän iloitsee.

Reitti oman työn johtamiseen -opintopolulla käsitellään tavoitteita ja niiden asettamista, keskittymiskykyä ja motivaation löytämistä rutiinitehtäviin. Kokonaisuus koostui yhden päivän lähitapaamisesta, jonka lisäksi osallistujat saivat ennakkotehtäviä. Ennakkotehtävien tavoitteena oli saada osallistujat orientoitumaan valittuun teemaan.

– Pyysimme katsomaan muutamia valmennusvideoita etukäteen, ja pohtimaan omia tavoitteita päivän aiheeseen liittyen. Jälkikäteen järjestämme vielä tunnin pituisen verkkotapaamisen, jossa käsitellään yhdessä valituista teemoista nousseita oivalluksia sekä sitä, mitä uusia käytäntöjä osallistujat ovat ottaneet osaksi työtänsä, Ahti-Heikkinen kertoo.

Tavoitteena aktiivinen keskustelu ja oivallukset

Opintokokonaisuuden fasilitaattoreina toimivat Ahti-Heikkinen ja työhyvinvointipäällikkö Jaana Kannus. Aikataulu oli suunniteltu tarkasti minuutilleen. Luennoinnin sijaan osallistaminen ja keskusteluun kannustaminen olivat tärkeässä roolissa: tavoitteena oli saada osallistujat tuomaan esille omia ajatuksiaan ja oivalluksiaan sen sijaan, että päivä olisi koostunut luennoitsijan yksinpuhelusta.

– Emme halunneet lähteä kouluttamaan, vaan innostamaan keskusteluun, jotta ratkaisut syntyisivät osallistujien oivalluksista. Päivän aikana katsoimme opintopolkuun kuuluvia, Academy of Brainin Ville Ojasen valmennusvideoita, joista osallistujat tykkäsivät kovasti. Puhuimmekin hänestä päivän aikana tuttavallisesti Villenä, Ahti-Heikkinen naurahtaa.

Me-we-us -menetelmä käyttöön

Aivan päivän aluksi osallistujat pääsivät esittelemään toisensa. Jokainen keksi oman nimensä alkukirjaimiin liittyvät sanat, esimerkiksi adjektiivit, jotka he kertoivat toiselle osallistujalle. Tämän jälkeen parit pääsivät esittelemään toisensa niiden avulla.

– Tuo tehtävä toimi keventäjänä ja auttoi osallistujia tutustumaan toisiinsa. Iltapäiväkahvilla tähän palattiin muistelemalla, mitä esittelyistä oli jäänyt mieleen. Huomasimme, että esittelemällä jonkun muun kuin itsensä, ennestään toisilleen tuntemattoman ryhmän jäsenet oppivat tuntemaan toisiaan vähän paremmin.

Ahti-Heikkinen kertoo, että päivän aikana käytettiin fasilitointiin pääosin Me-we-us -menetelmää. Tavalla tai toisella asioita pohdittiin ensin itse, sitten pareittain tai pienryhmissä.

– Pienryhmät vaihtuivat pitkin päivää, ja osallistujat vaihtoivatkin istumapaikkoja useamman kerran päivän aikana. Melkein kaikissa osioissa aihetta myös purettiin yhdessä. Ideoita kerättiin post it -lapuille, jotka kiinnitettiin seinälle.

Odotukset saavutettiin, jopa ylitettiin

Ahti-Heikkinen kertoo, että yhteisen oppimisen kokonaisuus onnistui erittäin hyvin niin osallistujien kuin fasilitaattorien näkökulmasta. Moni asia tuntui naksahtaneen kohdilleen.

– Osallistujat lähtivät keskustelemaan aktiivisesti, meillä oli äärettömän kiva porukka! Vaikka esittelimme päivän aikana osallistujille erilaisia malleja ja ideoita, oivaltaminen ja omaksuminen lähti porukasta itsestään. Heiltä löytyi ratkaisuhalua ja oikeanlaista pohdintaa. Yksi onnistumiseen johtavia tekijöitä oli varmasti se, että meillä toimii toisen fasilitaattorin kanssa kemia ja luottamus erittäin hyvin. Keskinäinen ilo tehdä töitä tarttuu varmasti porukkaan!

Osallistujille lähetettiin vielä palautekysely, jossa kysyttiin muun muassa etukäteisodotuksia. Odotusten keskiarvo oli 3. Osallistujilta kysyttiin myös, miten toteutus vastasi odotuksia.

– Tuo keskiarvo oli 4,57, mikä kertoo myös onnistumisesta. Yhdellä osallistujalla odotukset olivat 2, mutta arvio nousi jälkikäteen 5:een, mikä oli aivan mahtavaa! Tämän henkilön osalta olen erityisen ylpeä saavutuksestamme – se oli oikea työvoitto! Tuntuu että saavutimme sellaisen luottamuksen tason, että epäilevimmätkin saatiin herätettyä mukaan, Ahti-Heikkinen toteaa.

Palautetta kysyttiin myös esimerkiksi kokonaisfiiliksestä, ennakkotehtävistä, ryhmän koosta ja järjestelyjen toimivuudesta.

– Jo päivän päätteeksi tuli kommenttia, että päivä oli voimaannuttava, sekä omia ajatuksia ja pohdintaa herättävä. Kivoja palautteita olen nyt saanut palautekyselyynkin. Tein näistä koosteen eteenpäin, ja vaikuttaa siltä, että mallista tykättiin todella, Ahti-Heikkinen sanoo.

Seuraava toteutus on jo työstössä

Toteutukselle on luvassa jatkoa jo pian: syksyllä vastaavaan toteutukseen kutsutaan loputkin 16 hallinnollista isännöitsijää.

– Uskoisin ja toivoisin, että voimme jatkaa vastaavia kokonaisuuksia myös tulevaisuudessa. Vein kerätyt palautteet eteenpäin ja tein analyysin pilottitoteutuksesta. Tällainen toteutus ei ole yhteen ammattiryhmään sidoksissa, joten toivottavasti muutkin hyötyvät tästä mallista. Minulle heitettiin jo palloa muutosvalmennukseen liittyen. Tiedän, että siihenkin teemaan olisi Academy of Brainilla tarjolla kokonaisuutta ’Navigoi muutosten merillä’. Luulen, että lähden sitä aihetta lähestymään tuon oppimispolun kautta, Ahti-Heikkinen sanoo.

Vie henkilöstösi Mielimatkalle

– Reitti oman työn johtamiseen

Lue lisää

Osallistujan kokemus: Jarkko Holappa

Hallinnollinen isännöitsijä Jarkko Holappa kertoo, että hän löysi yhteisestä oppimiskokonaisuudesta eväitä käytännön työhön, sekä paljon pohdittavaa oman työn johtamiseen. Hän kuvailee saaneensa kokonaisuudesta paljon enemmän kuin mitä ennakkoon odotti.

– Heti päivän aluksi tuli ihan erilainen fiilis kuin mitä etukäteen ajattelin. Päivästä jäi voimaantunut olo ja hyvä mieli. Oli myös mukavaa, että kaikki jättivät puhelimensa tilan ulkopuolelle äänettömälle, joten pystyimme todella keskittymään keskusteluun. Tutustumistehtävä heti alkuun oli mukava, ja Ville Ojasen videot olivat selkeitä ja kiinnostavia. Tällainen päivä tekisi kaikille hyvää!

Samoissa tehtävissä työskentelevien kollegoiden kanssa oli Holapan mielestä mukava päästä jakamaan ajatuksia.

– Oli myös kiva, että osallistujajoukossa oli muitakin kuin oman toimiston väkeä – heistä tuli nyt tutumpia. Vertailimme esimerkiksi ajankäyttöä ja siihen liittyviä käytäntöjä. Minulla on usein ongelmana, että työpäivät venyvät. Kiireessä ajanhallinnan taidot korostuvat, hän pohtii.

Holappa kokee saaneensa konkreettista hyötyä yhteistoiminnallisen oppimisen päivästä. Selkein hyöty näkyy ajankäytön hallinnan paranemisessa.

– Olen jaotellut ja priorisoinut työtehtäviäni, sekä ajoittanut sitä mihin aikaan päivästä mitäkin kannattaa tehdä. Viikonkin voi suunnitella etukäteen, ja päivän päätteeksi listata muutamalla ajatuksella seuraavan päivän työt. Ja vaikeimman tehtävän voi tehdä heti aamulla pois alta.

Hän nostaa esille myös osallistujille jaetun 50 kohdan listan keskittymisen tueksi.

– Olen jo kokeillut esimerkiksi tomaatti-tekniikkaa, jossa tehdään ajastimen avulla puoli tuntia valittua työtehtävää, jonka jälkeen voi pitää tauon. Tehtyäni neljä tällaista tehtävää on pidemmän ruokatauon aika.

Osallistujan kokemus: Jaana Vihreäluoto

Kun kutsu yhteistoiminnallisen oppimisen kokonaisuuteen kilahti sähköpostiin, hallinnollinen isännöitsijä Jaana Vihreäluoto päätti heti lähteä mukaan.

– Minulla on ollut haasteita työhön keskittymisen kanssa kiireen keskellä ja työtehtävien muuttuessa, joten haluan siihen liittyen ottaa kaikki keinot käyttöön, hän kertoo.

Vihreäluoto toivoi etukäteen, että hän saisi vahvistusta esimerkiksi työtehtävien priorisointiin ja ajanhallintaan.

– Ennakkotehtäviä en kokenut raskaana, vaan hyvänä virittäytymisenä päivään. Siinä ehti vähän ajatella, miten päivän anti voisi auttaa oman työn kanssa, hän kertoo.

Lähitapaamisen pienessä porukassa Vihreäluoto koki virkistäväksi ja hyödylliseksi. Keskustelu virisi mukavasti, ja hänestä oli mukava päästä pohtimaan aihetta ryhmän kesken.

– Monien ajatukset olivat myös hyvin samanlaisia kuin omani. Vetäjät olivat myös aivan loistavia, iso kiitos heille aktiivisuudesta! Tuntui, että he olivat kiinnostuneita meidän näkemyksistämme. He myös pyrkivät vierittämään palloa meille, jotta pohtisimme ja suunnittelisimme oman työn johtamiseen liittyviä asioita yhdessä.

Päivän jälkeen Vihreäluodolle jäi ajatuksen siemeniä itämään. Hän koki hyödyllisenä pysähtymisen kiireisen työelämän ja jatkuvan puhelimeen vastaamisen keskellä.

– Aion käydä läpi Terhin lähettämää koostetta päivän ryhmätöistä. Olen kipuillut sen kanssa, että omien oivallusten äärelle pysähtymiseen ja oman työn kehittämiseen ei ole jäänyt niin paljon aikaa. Oman työn punaisen langan löytäminen on jäänyt toisarvoiseksi, eikä se pidemmän päälle ole varmasti paras tapa.

Konkreettisena oman työn johtamisen keinona Vihreäluoto pyrkii luomaan työpäiviinsä uusia rutiineja.

– Koitan miettiä aiempaa enemmän, miten päiväni järjestäisin. Olen jo kokeillut tehdä tietyt asiat aamulla ja toiset iltapäivällä, jotta saan varmemmin hoidettua kaiken ajallaan. Koen tärkeäksi myös joustavuuden työyhteisössä: itse tykkään hoitaa hieman omia juttuja aamulla, ja jatkan töitä iltapäivällä vastaavasti hieman pidempään.

Oletko kiinnostunut kuulemaan lisää?

Varaa 15 min. verkkotapaaminen

Vuoden 2022 NPS-suositteluindeksimme oli 71!

Asiakkaidemme onnistuminen on meille sydämen asia, siksi mittaamme asiakastyytyväisyyttä säännöllisesti mittaamalla NPS-lukuamme. Viimeisin lukumme oli 71 ja voimmekin ylpeänä voimme todeta, että sijoitumme parhaiden joukkoon! Haluamme jatkaa tätä tiellä eteenpäin ja kehittää toimintaamme yhä paremmaksi, joten toivomme, että jatkossakin kuulemme palautettanne, toiveitanne ja kehitysehdotuksianne.